Регистры бухгалтерского учета

О том, что показатель документа в бухгалтерском учете называется регистром, начинающим бухгалтерам рассказывают еще на первом курсе института. Ведь документы — это альфа и омега любой бухгалтерии. Все учетные регистры бухгалтерского учета должны соответствовать требованиям статьи 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также Положений по бухгалтерскому учету (ПБУ) и быть прописаны в учетной политике организации. Применяемый в компании перечень регистров бухгалтерского учета зависит от того, какие счета бухучета она применяет и какую деятельность ведет. Ведь порядок регистрации, систематизации и накопления данных напрямую связан с первичными документами, участвующими в процессе хозяйственной деятельности. Сперва в бухгалтерию поступают первичные документы, на основании данных из них заполняются регистры бухучета, которые, в свою очередь, позволяют отразить сводную информацию на счетах. В конечном итоге полученные данные используются для составления финансовой отчетности.

Фактически бухгалтерские регистры — это журналы-ордера и различные карточки, справки и ведомости, например, самая главная — оборотно-сальдовая («шахматная»), на основании данных которой составляют баланс. Поэтому логично, что ре­ги­стры бух­гал­тер­ско­го учета по на­зна­че­нию под­раз­де­ля­ют­ся на:

  • систематические;
  • хронологические;
  • комбинированные (синхронистические).

Первые ведутся по определенным учетным счетам и их примером можно назвать как раз оборотно-сальдовую ведомость или главную книгу. Также к систематическим документам относятся карточки, в которые бухгалтер записывает какие-либо события хозяйственной жизни. Хронологические служат для регистрации событий хозяйственной деятельности за определенный период времени, чаще всего за месяц. Именно так ведутся большинство журналов-ордеров. Эти два типа регистров бухучета дополняют друг друга, существует даже так называемое правило Мендеса:

Сумма оборотов в хронологических регистрах равна оборотам по дебету или кредиту систематических регистров.

Поэтому на практике для удобства бухгалтеров часто используются регистрирующие документы комбинированного типа. Например, журнал — главная книга, распространенная в небольших компаниях.

По сте­пе­ни обоб­ще­ния ин­фор­ма­ции бывают регистры аналитического учета и синтетического. Ярким примером син­те­ти­че­ских учетных документов яв­ля­ет­ся все та же обо­рот­но-саль­до­вая ве­до­мость. В ней бухгалтер фиксирует информацию по каж­до­му син­те­ти­че­ско­му счету за определенный период об остат­ках на на­ча­ло и конец пе­ри­о­да, а также об обо­ро­тах за пе­ри­од. Выглядит этот документ так:

Аналитическую информацию, то есть не только реквизиты операции, но и краткое ее содержание, бухгалтер записывает в специальные ведомости или карточки. Например, это может быть бухучет материалов, товаров, основных средств или расчетов с контрагентами. Покажет, что такое регистры бухгалтерского учета, пример аналитической унифицированной инвентарной карточки основных средств:

Поскольку учетные регистры в бухгалтерском учете используются для записи информации обо всех текущих операциях, их можно вести как в бумажной, так и в электронной форме. Электронные документы можно распечатывать по мере необходимости. Для их оформления обычно используются специализированные бухгалтерские программы, которые позволяют автоматизировать процесс разнесения информации по счетам, а значит, и по журналам-ордерам и ведомостям непосредственно из первичного документа.

В настоящее время организации могут применять как унифицированные бланки любых учетных документов, так и разрабатывать их самостоятельно. Никаких ограничений в этом вопросе нет. Главное — закрепить используемую форму в учетной политике. Перечень регистров бухгалтерского учета для учетной политики по внешнему виду можно разделить на:

  • книги — состоят из нескольких сшитых между собой страниц, которые обязательно должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью ответственного лица и печатью организации, если она применяется;
  • карточки — отдельные листы по наименованиям единиц учета (товарам, контрагентам, подотчетным лицам, основным средствам и т. д.), выполненные в виде таблицы и содержащие максимально полную информацию об объекте;
  • журналы — похожи на книги, но содержат меньше листов и не должны быть прошнурованы;
  • листы или ведомости — отдельные документы, выполненные как в виде таблицы, так и в виде текста (бухгалтерская справка, например);
  • электронные носители — любые документы, которые созданы с помощью специальных компьютерных программ в электронном формате. Могут быть заверены электронными квалифицированными подписями уполномоченных лиц, а могут быть просто готовы к распечатке по итогам отчетного периода или для проверки ФНС.

Надо отметить, что отдельные листы необходимо подшивать в папки, а также их данные вносятся в специальные реестры. Аналогичное правило действует и для карточек.

Реквизиты и правила ведения

Хотя обязательности применения хозяйствующими субъектами унифицированных бланков в настоящее время законодательство не предусматривает, существует перечень обязательных реквизитов, который должна содержать бухгалтерская документация:

  • наименование самого документа;
  • название организации, которая ведет учет;
  • период ведения документа;
  • порядок классификации объектов учета;
  • валюта и единицы измерения;
  • Ф.И.О. и должность лица, ответственного за ведение.

Всю информацию, отраженную в документации, обязательно заверяет своей подписью уполномоченное лицо, которое и сделало эти записи. В отличие от первичных документов, в учетных регистрах допускаются исправления выявленных ошибок и недочетов. Для этого нужно зачеркнуть неверно написанные сведения одной чертой, написать верные сверху и заверить исправление подписью. Кроме того, можно применить метод сторно, то есть исправить данные путем внесения еще одной записи красными чернилами. Применять корректор или стирать ошибки не рекомендуется.

Порядок хранения

Хранить бухгалтерскую документацию необходимо в специально отведенном для этого помещении на стеллажах или в шкафах. О сроках хранения сказано сразу в двух основных нормативно-правовых актах:

  1. В статье 29 «О бухгалтерском учете» — хранение в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.
  2. В пп. 8 п. 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ — налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учетов и других данных, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе учетных регистров, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ.

При этом срок в 4 года, установленный НК РФ, начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документация использовалась в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Кроме того, для отдельных видов регистров может быть установлен более длительный срок хранения. Например, ведомости по зарплате нужно хранить в течение 75 лет.

Смотрите так же:  Мегафон отчетность бухгалтерская

Поэтому обеспечивать сохранность некоторых регистров организация обязана на протяжении всего периода деятельности, а после передать их на хранение в архив.

Образцы форм регистров бухгалтерского учета — 2018 можно скачать ниже.

Как заверить главную книгу

Имеется в виду Главная книга с проводками по БУ?
Если да, то можно просто распечатать и хранить.
Или сшить и на обороте — прошнурованно, пронумерованно 100 (Сто) листов.
Можно в электронном виде держать.

Или речь про Книгу учета доходов и расходов для УСН?

Имеется в виду Главная книга с проводками по БУ?
Если да, то можно просто распечатать и хранить.
Или сшить и на обороте — прошнурованно, пронумерованно 100 (Сто) листов.
Можно в электронном виде держать.

Или речь про Книгу учета доходов и расходов для УСН?

Главную книгу сшить и на обороте наклеить лист с описью:

В этой Книге прошнурованно и пронумерованно 100 (Сто) листов.
Генеральный директор П.П.Петров
Главный бухгалтер И.И.Иванов
31.12.2013г

Поставить подписи и печать, чтобы она была частично на описи и хвостиках нитки и частично на самой Книге.

Главная книга (форма 0504072) должна формироваться и распечатываться ежемесячно

С какой периодичностью необходимо распечатывать Главную книгу (форма 0504072) в федеральном бюджетном учреждении (хранение регистров бухгалтерского учета в виде электронных документов, содержащих электронную подпись, в учреждении не предусмотрено)?

Главная книга (форма 0504072) является одним из регистров бухгалтерского учета, форма и методические указания по формированию которых в соответствии с требованиями ч. 5 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон № 402-ФЗ) утверждены приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее – Приказ № 52н).

Согласно положениям Методических указаний Главная книга (форма 0504072) ведется учреждениями ежемесячно. В Главной книге (форма 0504072) подсчитывается общий итог оборотов за период с начала года. Соответственно, при формировании Главной книги (форма 0504072) учреждением в графах 7 “Оборот за период по дебету” и 8 “Оборот за период по кредиту” подлежат отражению обороты по соответствующим счетам бухгалтерского учета за месяц.

Согласно положениям п.п. 11, 19 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, формирование регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе, при отсутствии возможности их хранения в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, и (или) необходимости обеспечения их хранения на бумажном носителе, может осуществляться с периодичностью, установленной в рамках формирования учетной политики субъектом учета. Полагаем, что в рамках учетной политики может быть установлена периодичность формирования регистров бухгалтерского учета, периодичность формирования которых не регламентирована положениями Приказа № 52н.

Установление учреждением периодичности формирования Главной книги (форма 0504072), отличной от установленной Приказом № 52н, не обеспечит соблюдения требований Методических указаний в части формирования показателей в графах 7 “Оборот за период по дебету” и 8 “Оборот за период по кредиту”.

Ответ подготовил: Емельянова Ольга, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа: Шершнева Анна, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, советник государственной гражданской службы РФ 2 класса

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм

Правила заверения трудовых книжек с 2018 года

Мы рассказывали в нашей консультации о том, когда работодатель обязан выдавать работнику оригинал его трудовой книжки, а когда – заверенную копию, и приводили образец заявления на получение копии трудовой книжки. Обращаем внимание, что правила заверения трудовой книжки с 1 июля 2018 года несколько изменились. Об обновленном порядке расскажем в этом материале и приведем образец заверения трудовой книжки 2018.

Новое заверение трудовых книжек в 2018 году

С 01.07.2018 вво­дит­ся в дей­ствие ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. При­ка­зом Рос­стан­дар­та от 08.12.2016№ 2004-ст). Ука­зан­ный стан­дарт преду­смат­ри­ва­ет тре­бо­ва­ния к оформ­ле­нию ор­га­ни­за­ци­он­но-рас­по­ря­ди­тель­ной до­ку­мен­та­ции.

На­пом­ним, что в со­от­вет­ствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. По­ста­нов­ле­ни­ем Гос­стан­дар­та от 03.03.2003 № 65-ст), копии до­ку­мен­тов за­ве­ря­лись так:

Ин­спек­тор от­де­ла кад­ров Лап­ши­на Е.М. Лап­ши­на

А с 01.07.2018, если копия вы­да­ет­ся для пред­став­ле­ния в дру­гую ор­га­ни­за­цию, нужно до­пол­ни­тель­но ука­зать место хра­не­ния до­ку­мен­та, с ко­то­ро­го была из­го­тов­ле­на копия (п. 5.26 ГОСТР 7.0.97-2016).

Заверение трудовой книжки с 2018: образец

Таким об­ра­зом, на­при­мер, для за­ве­ре­ния тру­до­вой книж­ки для банка об­ра­зец при­ве­ден­ных выше за­пи­сей на копии нужно до­пол­нить фра­зой «Под­лин­ник до­ку­мен­та на­хо­дит­ся в (на­име­но­ва­ние ор­га­ни­за­ции) в деле №. .. за. .. год») и за­ве­рить пе­ча­тью ор­га­ни­за­ции. Для про­став­ле­ния от­мет­ки о за­ве­ре­нии копии может ис­поль­зо­вать­ся штамп.

При за­ве­ре­нии копии тру­до­вой книж­ки об­ра­зец 2018 при­ве­дем ниже:

Ин­спек­тор от­де­ла кад­ров Лап­ши­на Е.М. Лап­ши­на

Под­лин­ник до­ку­мен­та на­хо­дит­ся в ООО «Салют» в деле № 26 за 2015 год.

Какие документы вам стоит распечатать по итогам года и как их правильно заверить

Чем поможет эта статья: Вы разберетесь, какие документы надо распечатывать, а какие можно хранить в электронном виде. И как заверить те, которые вывели из компьютера на бумагу. От чего убережет: От претензий контролеров из инспекции, ПФР и ФСС и от кипы ненужных бумаг.

Если ваша компания на упрощенке Большинство рекомендаций упрощенщикам пригодятся. Кроме тех, что касаются налога на прибыль и НДС.

Сейчас многие бухгалтеры ведут учет на компьютерах. Ведь достаточно в программу ввести данные из первички, чтобы быстро формировать нужные отчеты. Кто-то составляет ведомости и аналитические таблицы в Excel. Все это электронные документы. Одни из них можно хранить как есть в компьютере. Другие — лучше на бумаге. Документы, которые надо распечатывать, мы привели в таблице ниже. Подробнее о них мы расскажем в статье и посоветуем, как заверить бумажные варианты.

В какой форме хранить и как часто распечатывать важные бухгалтерские документы

Регистры бухгалтерского учета

Как хранить: Можно в электронном виде. Выводить на бумагу надо, если это предусмотрено в учетной политике.

Когда распечатывать: Согласно учетной политике, а также по требованию инспекции, ПФР или ФСС.

В учетной политике на этот год вы утвердили формы регистров бухучета, которые применяете. Ведь обязательных бланков нет.

Узнать про регистры бухучета в 2013 году в январском «Главбухе»

Так вот, распечатывать эти регистры вам придется, если такое требование вы сами прописали в той же учетной политике. То есть в те сроки, которые самостоятельно установили. Но как минимум за календарный год. Регистры на бумаге заверьте собственноручной подписью. И рядом напишите свои фамилию и инициалы.

Смотрите так же:  Почта россии заявление на аренду ячейки

Кстати, даже если в учетной политике вы промолчали про распечатки, это, естественно, не запрещает вам распечатать их для себя в любой момент. Допустим, Главную книгу и карточки счета.

Регистры бухучета, которые вы храните исключительно в компьютере, можете не заверять ЭЦП. При условии, что в утвержденных формах вы не предусмотрели реквизит «Подпись».

Ну и само собой, будьте готовы вывести регистры на бумагу по требованию налоговиков или ревизоров из фондов. Заметьте: лишь те, которые вы действительно ведете и назвали их в учетной политике. Это подтвердили чиновники из Минфина России в письме от 25 января 2012 г. № 07-02-06/10.

Бумажные копии для проверки подпишите. И ниже напишите «верно», свои должность, фамилию и инициалы, а также дату заверения (письмо ФНС России от 2 октября 2012 г. № АС-4-2/16459).

Регистры налогового учета и для расчета НДФЛ

Как хранить: Можно постоянно в электронном виде, если регистры заверены ЭЦП. Иначе надо выводить на бумагу.

Когда распечатывать: Согласно учетной политике, а также по требованию инспекции.

Налоговые регистры, в том числе для учета доходов работников и удержанного с них НДФЛ, вы обязаны вести по разработанным формам. Каждый регистр должен подписывать работник, ответственный за их составление. То же касается и регистра по НДФЛ, если в утвержденной вами форме есть реквизит «Подпись».

Выходит, эти регистры вы можете хранить в компьютере и не распечатывать, если заверите их ЭЦП. Ведь кодекс не требует выводить налоговые регистры на бумажный носитель. Такой позиции придерживается и Минфин России (письмо от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314). Этот вывод справедлив и для регистров по НДФЛ. В пункте 1 статьи 230 кодекса не сказано, в каком именно виде, бумажном или электронном, надо их вести и хранить.

Как часто вы распечатываете регистры, закрепленные в учетной политике?

Источник: опрос на сайте www.glavbukh.ru

Электронные регистры распечатать все же понадобится по требованию инспекции. Бумажные копии для проверки надо заверить специальной отметкой (письмо Минфина России от 3 ноября 2011 г. № 03-07-11/297). Для удобства можете изготовить штамп с нужными реквизитами. В частности, это данные об ЭЦП, фраза «копия верна» и место для подписи (образец — ниже). Передать регистры через Интернет не получится. ФНС России попросту не вправе утверждать форматы налоговых регистров.

Если ЭЦП вы не владеете, регистры стоит печатать регулярно. Скажем, по закрытии очередного отчетного периода. Для НДФЛ достаточно по итогам календарного года. Если, конечно, вы не предусмотрели ежеквартально или ежемесячно.

Книга покупок и книга продаж по НДС и журнал учета счетов-фактур

Как хранить: Можно в электронной форме. Но передать в таком виде в ИФНС получится, только если заверить ЭЦП.

Когда распечатывать: до 20-го числа месяца, следующего за окончанием каждого квартала.

Вести и хранить книгу покупок и книгу продаж по НДС, а также журнал учета счетов-фактур можно двумя способами — в электронном виде и на бумаге.

Если второй способ вы закрепили в учетной политике, тогда вы должны были распечатывать формы ежеквартально — до 20-го числа месяца, следующего за окончанием квартала. Так что если вы этого по какой-то причине не сделали раньше, то не забудьте распечатать по итогам года.

Каждую распечатку пронумеруйте и прошнуруйте. И отдайте на подпись руководителю.

Важная деталь Хранить книги и журнал по НДС за І квартал 2012 года надо только на бумаге. Это требование устанавливало ранее действовавшее постановление Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914.

Кстати, многие бухгалтерские программы на листах выводят дату печати. И допустим, по какой-то причине вы распечатали книгу покупок и книгу продаж, а вместе с ними и журнал учета выставленных и полученных счетов-фактур за третий квартал (а может, и за все предыдущие) с опозданием. Скажем, 15 декабря. И эта дата отражена на распечатках. Не станет ли это поводом для претензий со стороны налоговиков?

Не переживайте, специально корректировать даты на листах не стоит. За то, что вы вывели книги и журналы на бумагу с опозданием, штрафа не будет. Налоговым кодексом РФ наказание попросту не предусмотрено. А вычеты из-за такого нарушения инспекторы вряд ли снимут, если сами счета-фактуры будут в порядке.

Допустим, вы храните книги и журналы в электронном виде. Тогда по требованию инспекторов регистры можете представлять на проверку через Интернет, если заверите их ЭЦП. То есть распечатывать книги и журналы вам не понадобится.

Кодекс разрешает подавать в налоговую инспекцию электронные документы, которые составлены по установленным форматам (п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ). А такие форматы книги покупок и книги продаж, а также журнала учета счетов-фактур утверждены приказом ФНС России от 5 марта 2012 г. № ММВ-7-6/[email protected] Обратите внимание: книгу покупок и книгу продаж, а также журнал учета счетов-фактур за I квартал 2012 года надо хранить только на бумаге. Это требование устанавливало ранее действовавшее постановление Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914.

Частые вопросы по распечатке документов

Можно ли распечатать на бумаге с двух сторон и скрепить степлером регистр бухучета?

Да, можно. Закон о бухучете не запрещает печатать их на листах с двух сторон и скреплять. Эти ограничения для налоговых деклараций.

Оштрафуют ли нас, если регистры за год мы распечатаем после сдачи годовой декларации?

Нет. Это не является нарушением. Налоговый кодекс РФ не требует печатать регистры до какого-то определенного срока.

На распечатках регистров не отобразилось название компании. Можно ли вписать от руки?

Да, конечно. Ни Закон о бухучете, ни Налоговый кодекс РФ не запрещают заполнять регистры учета комбинированным способом.

Достаточно ли для подтверждения расходов только заверенных регистров?

Нет, ведь регистры не подтверждают расходы. В них накапливаются данные из первички. Вот только ею вы и сможете доказать сумму расходов.

Главная книга (гроссбух) – основной сводный регистр бухгалтерского учета, в котором отражаются данные за отчетный год по всем счета бухгалтерского учета, применяемым компанией.

Какую информацию содержит Главная книга

По каждому счету в Главной книге записываются из соответствующих регистров (журналов-ордеров и т.п.):

сальдо на 1 января отчетного года;

дебетовый (в корреспонденции с кредитуемым счетами) и кредитовый (одной суммой) обороты за месяц;

Смотрите так же:  Можно ли временно прописать в квартире

сальдо на конец месяца.

Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо по всем счетам в Главной книге должны быть соответственно равны (Инструкция по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства, утв. Письмм Минфина СССР от 08.03.1960 N 63).

Данные Главной книги используются при составлении бухгалтерской отчетности.

Как формируется Главная книга

Главная книга, как правило, автоматически формируется используемой программой автоматизации бухгалтерского учета на основании введенных в программу операций (проводок по счетам бухгалтерского учета).

Как оформляется Главная книга

Форма Главной книги устанавливается каждой компанией самостоятельно и утверждается приложением к учетной политике для целей бухгалтерского учета (п. 5 ст. 10 Закона «О бухгалтерском учете»; п. 4 ПБУ 1/2008).

Форма Главной книги должна содержать следующие реквизиты (п. 4 ст. 10 Закона «О бухгалтерском учете»):

1) наименование – «Главная книга»;

2) наименование компании, составившей Главную книгу;

3) отчетный год, на который заведена Главная книга;

4) непосредственно данные бухучета, которые отражаются в Главной книге;

5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;

6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение Главной книги;

7) подписи лиц, ответственных за ведение Главной книги, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Главная книга составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке и сроки, установленные учетной политикой для целей бухгалтерского учета (п. 6 ст. 10 Закона «О бухгалтерском учете»).

Исправления в Главной книге должны содержать даты исправлений, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, суказанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (п. 8 ст. 10 Закона «О бухгалтерском учете»).

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Как заверить копию документа «надлежащим» образом

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговика м статьи 88, 93 НК РФ , во внебюджетные фонд ы статьи 37, 38 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах. » , для выдачи работника м ст. 62 ТК РФ , участника м п. 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО); п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО) , для участия организации в конкурсе (аукционе ) п. 2 ст. 35, п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» и т. д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?

Разбираемся с терминологией

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:

  • нотариус;
  • сама организация (сам предприниматель).

Обращаемся к нотариусу

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом орган е подп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ . Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензи и подп. «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта. утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.98 № 727; подп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 № 8 .

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны ´ х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копи и статьи 1, 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.93 № 4462-1 :

  • главой местной администрации;
  • специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.

Заверяем самостоятельно

О том, как самостоятельно заверить копию, сказано в двух разных нормативных актах. Но друг другу они не противоречат, а, наоборот, дополняют друг друга

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ № 9779-Х). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования скорее как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан » Постановления ФАС МО от 21.09.2010 № КА-А40/10627-10; ФАС ПО от 26.05.2010 № А72-15314/2009; ФАС ЦО от 27.07.2004 № А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от 07.09.2009 № А43-12945/2009 .

Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характе р п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 .

Лучше соблюдать требования Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч. ) п. 1 Указа № 9779-Х . Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).