Содержание статьи:

Компенсация за использование личного авто в служебных целях освобождается от налогообложения в пределах установленных правительством норм

В рассмотренном примере в трудовом договоре с руководителем предусмотрена выплата компенсации за использование в служебных целях личного автотранспорта в фиксированном размере 50 тыс. руб. в месяц. Компенсация выплачивается ежемесячно и не зависит от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался в служебных целях. В связи с этим возникли вопросы: облагается ли данная выплата НДФЛ и страховыми взносами? Как она учитывается при исчислении налога на прибыль?

Эксперты службы Правового консалтинга компании «Гарант» разъяснили, что организация вправе учесть выплачиваемую работнику сумму компенсации за использование личного автомобиля в служебных поездках в целях налогообложения прибыли. Это можно сделать в пределах норм, установленных правительством. А также можно не облагать данную выплату НДФЛ и страховыми взносами в сумме, установленной соглашением сторон трудового договора. Освобождение от налогообложения можно применить только при условии наличия соответствующего документального подтверждения производственной направленности поездок и фактически осуществленных расходов. При этом расчет суммы компенсации должен быть экономически обоснован интенсивностью использования транспортного средства в служебных целях и документально подтвержден.

Необходимо также учитывать, что выплаты, осуществленные организацией за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется либо эксплуатируется не в служебных целях, в целях налогообложения прибыли не учитываются и подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Напомним, что компенсации – это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 Трудового кодекса). Компенсации, в отличие от заработной платы, выплачиваются не за сам труд, а для возмещения затрат, произведенных работником в связи с исполнением трудовых обязанностей. Таким образом, компенсационные выплаты оплатой труда не являются (письмо Минфина России от 21 ноября 2016 г. № 03-03-06/1/68362).

В то же время при использовании личного имущества работнику выплачивается компенсация за износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России и налоговых органов, определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества (письмо Минфина России от 16 ноября 2006 г. № 03-03-02/275).

В свою очередь расходы на выплату компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках могут относиться к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, в пределах норм, установленных нормативным актом правительства (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса).

При определении налоговой базы по НДФЛ следует учитывать, что глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, соответственно, для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ необходимо руководствоваться положениями ТК РФ (письмо Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-04-06/6-47). Так, выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора (ст. 188 ТК РФ).

Следовательно, компенсационные выплаты работнику в связи с использованием им личного автомобиля в служебных целях не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (письмо Минфина России от 27 июня 2013 г. № 03-04-05/24421).

При этом организация также должна иметь в наличии документы:

  • подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику;
  • расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели;
  • подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (письмо Минфина России от 27 августа 2013 г. № 03-04-06/35076).

Глава 23. Гарантии и компенсации. Общие положения

Статья 164. Понятие гарантий и компенсаций

Гарантии — средства, способы и условия, с помощью которых обеспечивается осуществление предоставленных работникам прав в области социально-трудовых отношений.

Компенсации — денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных настоящим Кодексом и другими федеральными законами.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Статья 165. Случаи предоставления гарантий и компенсаций

Помимо общих гарантий и компенсаций, предусмотренных настоящим Кодексом (гарантии при приеме на работу, переводе на другую работу, по оплате труда и другие), работникам предоставляются гарантии и компенсации в следующих случаях:

при направлении в служебные командировки;

при переезде на работу в другую местность;

при исполнении государственных или общественных обязанностей;

при совмещении работы с обучением;

при вынужденном прекращении работы не по вине работника;

при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска;

в некоторых случаях прекращения трудового договора;

в связи с задержкой по вине работодателя выдачи трудовой книжки при увольнении работника;

в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

При предоставлении гарантий и компенсаций соответствующие выплаты производятся за счет средств работодателя. Органы и организации, в интересах которых работник исполняет государственные или общественные обязанности (присяжные заседатели, доноры, члены избирательных комиссий и другие), производят работнику выплаты в порядке и на условиях, которые предусмотрены настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. В указанных случаях работодатель освобождает работника от основной работы на период исполнения государственных или общественных обязанностей.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Денежная Компенсация

Словарь бизнес-терминов. Академик.ру . 2001 .

Смотреть что такое «Денежная Компенсация» в других словарях:

Денежная Компенсация За Отпуск — См. Компенсация за отпуск денежная Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

Денежная компенсация затрат на приобретение товаров и услуг — денежная компенсация полное или частичное возмещение гражданам затрат на приобретение товаров и услуг, имеющее целевой характер. Источник: Приказ Росстата от 13.07.2010 N 247 (ред. от 27.07.2012) Об утверждении статистического инструментария… … Официальная терминология

Денежная компенсация при нарушении работодателем срока выплаты — при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не… … Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия

Денежная компенсация за неиспользованный отпуск — Часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. Замена отпуска денежной компенсацией беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также работникам … Словарь: бухгалтерский учет, налоги, хозяйственное право

Компенсация Денежная За Отпуск — денежная сумма, выплачиваемая работникам взамен не использованного ими отпуска.В соответствии со ст.75 КЗоТ замена отпуска денежной компенсацией не допускается, за исключением случаев увольнения работника, не использовавшего отпуск. Следовательно … Словарь бизнес-терминов

КОМПЕНСАЦИЯ ДЕНЕЖНАЯ ЗА ОТПУСК — денежная сумма, выплачиваемая работникам взамен не использованного ими отпуска.В соответствии со ст.75 КЗоТ замена отпуска денежной компенсацией не допускается, за исключением случаев увольнения работника, не использовавшего отпуск. Следовательно … Энциклопедия трудового права

Компенсация За Обесцененные Деньги — денежная компенсация снижения реальной стоимости вкладов вследствие инфляции, производимая банком или другим кредитным учреждением. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

КОМПЕНСАЦИЯ МОРАЛЬНОГО УЩЕРБА — денежная компенсация морального урона лицу, понесшему моральный ущерб, со стороны лица, нанесшего ущерб. Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б.. Современный экономический словарь. 2 е изд., испр. М.: ИНФРА М. 479 с.. 1999 … Экономический словарь

КОМПЕНСАЦИЯ ЗА ОБЕСЦЕНЕННЫЕ ДЕНЬГИ — денежная компенсация потерь реальной стоимости вкладов, которые понесли вкладчики вследствие инфляции. Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б.. Современный экономический словарь. 2 е изд., испр. М.: ИНФРА М. 479 с.. 1999 … Экономический словарь

КОМПЕНСАЦИЯ ЗА ОБЕСЦЕНЕННЫЕ ДЕНЬГИ — денежная компенсация потерь реальной стоимости вкладов, которые понесли вкладчики вследствие инфляции … Энциклопедический словарь экономики и права

Налогообложение компенсации за использование в служебных целях личного автотранспорта

Трудовым договором с руководителем предусмотрена выплата компенсации за использование в служебных целях личного автотранспорта в фиксированном размере — 50 000 руб. в месяц. Данная компенсация выплачивается ежемесячно и не зависит от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался в служебных целях. Облагается ли данная выплата НДФЛ и страховыми взносами? Как учитывается выплата данной фиксированной компенсации для целей налога на прибыль?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Организация вправе учесть выплачиваемую работнику сумму компенсации за использование личного автомобиля в служебных поездках в целях налогообложения прибыли (в пределах норм, установленных Постановлением N 92) и не облагать данную выплату НДФЛ и страховыми взносами в сумме, установленной соглашением сторон трудового договора, только при условии наличия соответствующего документального подтверждения производственной направленности поездок и фактически осуществленных расходов. Расчет суммы компенсации должен быть экономически обоснован интенсивностью использования транспортного средства в служебных целях и документально подтвержден.

При этом необходимо учитывать, что выплаты, осуществленные организацией за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется либо эксплуатируется не в служебных целях, в целях налогообложения прибыли не учитываются и подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Обоснование позиции:

Юридические аспекты

В соответствии со ст. 164 ТК РФ компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. Компенсации, в отличие от заработной платы, выплачиваются не за сам труд, а для возмещения затрат, произведенных работником в связи с исполнением трудовых обязанностей. Таким образом, компенсационные выплаты оплатой труда не являются (смотрите, например, письма Минфина России от 21.11.2016 N 03-03-06/1/68362, от 21.11.2016 N 03-03-06/1/68286, от 14.11.2016 N 03-03-06/1/66710, от 14.07.2014 N 03-03-06/4/34093).

Смотрите так же:  Образец оформления искового заявления

В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). Стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета (например, предусмотрев, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце). При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России и налоговых органов, определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества (письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275, письма УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 N 20-15/[email protected], от 04.03.2011 N 16-15/[email protected], от 22.02.2007 N 20-12/016776).

Налог на прибыль

Расходы на выплату компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках могут относиться к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (далее — Постановление N 92) (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма ФНС России от 21.05.2010 N ШС-37-3/2199, Минфина России от 15.10.2008 N 03-03-07/24, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406, от 19.08.2016 N 03-03-06/1/48789). При этом сверхнормативные расходы на выплату компенсации для целей исчисления налога на прибыль не учитываются (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Действующий норматив компенсации составляет для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см — 1200 руб. в месяц, свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц.

Для возможности включения организацией сумм компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, порядок выплаты и размеры компенсации должны быть определены в трудовом договоре, заключенном с работником, или утверждены локальным нормативным актом организации.

Также необходимо учитывать, что расходы могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль только при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения (требования ст. 252 НК РФ). В связи с этим выплата работнику компенсации в фиксированном размере не снимает с работодателя и работника обязанности по оформлению и сбору документов, подтверждающих использование транспортного средства в служебных целях и фактическое осуществление соответствующих расходов. При этом необходимо учитывать, что за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается (письма УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776, от 31.03.2006 N 18-11/3/25186).

Подтверждением производственного (служебного) характера поездок могут являться:

путевые листы или разработанный организацией иной документ, содержащий маршрут, пройденный километраж, расход ГСМ и др. (смотрите также письма Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776 и от 20.09.2005 N 20-12/66690);

журнал учета поездок, содержащий маршрут следования, цель поездки (поездка должна носить производственный характер) и т.п.;

отчет сотрудника об осуществленных за месяц поездках, с описанием по каждой поездке необходимости (цели) этой поездки;

расчет суммы компенсации, определяемой с учетом интенсивности использования личного автомобиля в служебных целях, затрат по эксплуатации автомобиля (сумма износа, затраты на ГСМ и др.);

должностная инструкция (или иной документ), подтверждающая разъездной характер работы сотрудника, занимающего определенную должность и др. (смотрите также письма Минфина от 26.05.2009 N 03-03-07/13, от 26.05.2009 N 03-03-07/13).

Документальным подтверждением расходов могут быть чеки за ГСМ и техническое обслуживание и иные платежные документы. Кроме того, необходимо иметь в наличии копию паспорта транспортного средства (письма Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, от 16.11.2006 N 03-03-02/275, МНС РФ от 02.06.2004 N 04-2-06/[email protected]).

Таким образом только при соблюдении всех вышеперечисленных условий затраты организации на выплату работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных поездках будут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль в пределах норм, установленных Постановлением N 92.

В Вашем случае трудовым договором с руководителем предусмотрена выплата компенсации за использование в служебных целях личного автотранспорта в фиксированном размере 50 000 рублей в месяц, которая выплачивается ежемесячно и не зависит от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался в служебных целях. Учитывая приведенные выше нормы и разъяснения, такая компенсация в целях налогообложения прибыли будет учтена лишь частично, исходя из норм, указанных в Постановлении N 92, причем суммы, указанные в документе, предполагают, что автомобиль используется полный месяц. Если он используется с меньшей интенсивностью, расходы признаются пропорционально дням использования. Так, если директор отсутствует на работе (отпуск, командировка, болезнь и т.п.), то, невзирая на установленное трудовым договором условие, в целях исчисления прибыли компенсацию (в размерах, определенных Постановлением N 92) следует скорректировать с учетом отработанных дней.

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, полученные как в денежной, так и в натуральной форме, в соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ. Организация, выплачивающая физическому лицу доход, признается налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ с такого дохода (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях (т.е. НК РФ не установил специальные нормы в целях применения НДФЛ для рассматриваемой компенсации) и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ (письмо Минфина России от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47). Так, согласно ст. 188 ТК РФ выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора.

Следовательно, компенсационные выплаты работнику в связи с использованием им личного автомобиля в служебных целях не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (письма Минфина России от 27.06.2013 N 03-04-05/24421, от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 27.03.2012 N 03-04-06/3-78). При этом организация также должна иметь в наличии документы (раздел «Налог на прибыль»), подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (письма Минфина России от 27.08.2013 N 03-04-06/35076, от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98).

Отметим, что, в отличие от писем, касающихся налога на прибыль, прямо о необходимости учета для целей обложения НДФЛ интенсивности использования автомобиля финансовое ведомство не высказалось (вместе с тем в ряде обращений в самом тексте вопросов указано, что компенсация выплачивается с учетом этого фактора). Но, учитывая разъяснения о необходимости иметь подтверждающие документы и для целей исчисления НДФЛ, можно заключить, что порядок учета интенсивности эксплуатации машины, предлагаемый для исчисления налога на прибыль, поддерживается и при обложении НДФЛ. Доводы проверяющих могут быть, например, таковы: если в какие-то дни автомобиль не использовался, за этот период выплата утрачивает характер компенсационной (износ за этот период не происходит, нет и расходов, связанных с использованием автомобиля).

В случае, когда размер компенсации взят произвольно, не подтвержден никакими расчетами и документами, не учитывает фактические периоды его использования, риск того, что будет доначислен НДФЛ, на наш взгляд, существует. В Вашем случае значительность определенной к выплате суммы, возможно, обусловлена маркой и объемом двигателя автомобиля. Если принято решение не учитывать фактические дни эксплуатации машины, мы полагаем целесообразным иметь некий расчет, который покажет, например, среднемесячную стоимость расходов по эксплуатации автомобиля в совокупности с суммой износа. То есть нужно будет доказать, что установленная сторонами сумма уже учитывает интенсивность использования имущества. Иными словами, для целей исчисления НДФЛ сумма выплаты должна быть обоснована, в противном случае возникает вопрос о наличии экономической выгоды директора (ст. 41 НК РФ). Заметим, все сказанное нами в этой части является нашим экспертным мнением и не гарантирует отсутствие спора с проверяющими.

Страховые взносы

С 1 января 2017 года Федеральным законом от 03.07.2016 N 250-ФЗ признан утратившим силу Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон N 212-ФЗ). Вместе с тем Федеральным законом от 03.07.2016 N 243-ФЗ (в редакции Федеральных законов от 30.11.2016 N 401-ФЗ и от 19.12.2016 N 448-ФЗ) Налоговый кодекс РФ дополнен разделом XI, включая главу 34 «Страховые взносы», вступившим в силу с 01.01.2017.

Организации, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, указаны в качестве плательщиков страховых взносов в абзаце втором пп. 1 п. 1 ст. 419 НК РФ. Применительно к рассматриваемой ситуации для указанных плательщиков страховых взносов согласно пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ объектом обложения страховыми взносами (если иное не предусмотрено ст. 420 НК РФ) признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг.

Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен ст. 422 НК РФ. Так, согласно пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Аналогичная норма содержится и в Федеральном законе от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон N 125-ФЗ) (пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).

Смотрите так же:  С 15 лет подросток уже имеет право

Таким образом, установленные ст. 188 ТК РФ компенсации, выплачиваемые работникам за использование личного транспорта при исполнении трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником.

Следует отметить, что поскольку приведенные нормы главы 34 НК РФ в целом аналогичны положениям п. 2 части 1 ст. 9 утратившего силу Закона N 212, то, по мнению Минфина России, по вопросу исчисления и уплаты страховых взносов следует руководствоваться разъяснениями Минтруда России, данными по соответствующему вопросу ранее (письмо Минфина России от 16.11.2016 N 03-04-12/67082). В этой связи обращаем внимание, что и ранее контролирующие органы указывали, что сумма компенсации за использование личного транспорта не облагается страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 ТК РФ (п. 3 письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19, письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19, п. 2 письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260).

В то же время в письмах Минтруда России от 26.02.2014 N 17-3/В-92, от 26.02.2014 N 17-3/В-82, от 25.07.2014 N 17-3/В-347 и ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985 пояснено, что размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспорта для целей трудовой деятельности. То есть для возможности применения положений пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ организация также должна располагать копиями документов, как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях. Кроме того, в письме от 12.03.2010 N 550-19, п. 3 письма от 06.08.2010 N 2538-19 Минздравсоцразвития России разъясняло, что сумма компенсации за использование личного транспорта не подлежит обложению страховыми взносами только в том случае, если использование данного транспорта связано с исполнением трудовых обязанностей работника организации (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели). Получается, если размер возмещения указанных расходов должен быть обоснован, то дни фактического использования имущества должны быть учтены и при расчете компенсации для целей обложения страховыми взносами.

Рекомендуем ознакомиться с материалами:

— Энциклопедия решений. Учет компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях;

— Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание служебного транспорта;

— Энциклопедия решений. Расходы на содержание служебного транспорта (в целях налогообложения прибыли).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Алексеева Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

24 марта 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Проверьте себя: какие гарантии и компенсации полагаются вашим работникам

Гарантии и компенсации в трудовом праве (ст. 164 ТК РФ)

Гарантии — это способ обеспечения реализации работниками своих прав в сфере социально-трудовых отношений.

Компенсации — это денежные выплаты, цель которых заключается в возмещении работнику тех затрат, которые он понес при осуществлении своих трудовых обязанностей.

Гарантии и компенсации в трудовых отношениях подразделяются на общие (при приеме на работу, переводе на другую работу, по оплате труда и другие) и специальные, которые выплачиваются в случае:

  • направления в командировку;
  • переезда в другой город с работодателем;
  • исполнения государственных или общественных обязанностей;
  • совмещения работы с обучением в образовательных учреждениях;
  • расторжения трудового договора не по вине работника и т. д.

Нормативная база

Основным документом, регламентирующим порядок и условия предоставления гарантий и компенсаций, является Трудовой кодекс РФ:

Следует различать гарантийные выплаты и доплаты. Гарантийными выплатами признаются те, которые обеспечивают получение работником среднемесячного заработка, когда он не выполнял своих должностных обязанностей по независящим от него причинам, признанным трудовым законодательством уважительными:

  • уход в отпуск;
  • расторжение трудового договора по соглашению сторон, либо по сокращению;
  • вынужденный прогул по решению комиссии по трудовым спорам (начисление среднемесячного заработка);
  • приостановление работы из-за задержки зарплаты (сохраняется среднемесячный заработок);
  • сдача крови (сохраняется среднемесячная зарплата в лень сдачи и в дни отдыха).

Доплаты же представляют собой дополнительные отчисления, которые призваны сохранить среднестатистический заработок сотрудника, который хоть и выполнял свои трудовые функции, но не в полном объеме (в силу установленных законом или договором причин):

  • сотрудник не выполнил норму труда, изготовил брак или был в простое не по своей вине;
  • работник не достиг 18 лет и работает неполный рабочий день;
  • сотрудница имеет ребенка до полутора лет и ей необходимы перерывы для кормления;
  • работникам необходимы дополнительные перерывы для обогрева и отдыха в силу особых условий труда и др.
  • выплаты, которые входят в состав заработной платы и компенсируют дополнительные затраты собственного труда (сверхурочные, работа в выходные или ночью);
  • денежные средства, выплачиваемые за ту часть ежегодного оплачиваемого отпуска, которая превышает установленные 28 календарных дней (абз. 1 ст. 126 ТК РФ );
  • сумма, которая представляет собой материальную ответственность работодателя за задержку зарплаты ( ст. 236 ТК РФ ).

Нормы ТК РФ устанавливают следующие виды выплат компенсаций:

  • при направлении работника в служебную командировку;
  • в случае, если характер работы предполагает разъездной, экспедиционный характер;
  • при переезде с работодателем в другую местность;
  • выходное пособие в случае получения травмы или профзаболевания на производстве;
  • при направлении работодателем на повышение квалификации, дополнительное обучение;
  • возмещение расходов при использовании работником своего личного имущества.

Действующее законодательство устанавливает лишь минимальный размер компенсаций, который работодатели могут увеличивать в коллективном/трудовом договоре либо других локальных актах организации.

В качестве примера рассмотрим одну категорию граждан, получающих льготы.

Социальные гарантии и компенсации военнослужащим по контракту

Поскольку военнослужащие традиционно являются одной из самых привелигированных социальных групп в нашей стране, то перечень гарантий, которые предоставляет для них государство, весьма обширен.

  1. Право на труд:
    • возможность повышать свое звание и должность;
    • возможность повышать квалификацию на спецкурсах;
    • корреляция заработной платы в зависимости от звания и квалификации;
    • учитывание воинской службы в трудовом стаже.
  2. Денежные выплаты:
    • премия за добросовестное выполнение служебных обязанностей (до трех окладов за год) и ежегодная матпомощь (минимум один оклад);
    • разовая выплата в случае назначения в другую местность (один оклад — военнослужащему и 25 % от суммы — каждому члену семьи);
    • после выхода на пенсию также полагаются разовые выплаты: при выслуге до 20 лет пособие составит два оклада, больше 20 лет — семь окладов.
  3. Дополнительные гарантии:
    • бесплатное медицинское обслуживание военнослужащего и членов его семьи в военных санаториях и госпиталях;
    • выдача продовольственного пайка по месту несения службы;
    • компенсация проезда к новому месту службы, командировки или проведения отпуска — один раз в год.

Компенсационные выплаты: как назначить и выплатить компенсацию работнику

Из статьи вы узнаете:

Компенсационные выплаты (компенсации) представляют собой возмещение работодателем затрат, которые работник понес в связи с исполнением своих непосредственных должностных обязанностей. Понятие компенсационных выплат устанавливается статьей 164 Трудового кодекса РФ и на практике часто путается с доплатами и надбавками компенсационного характера, предусмотренными статьей 129 ТК РФ.

Здесь кроется ошибка, поскольку надбавки компенсационного характера считаются частью заработной платы сотрудника — по сути, это вознаграждение за труд в условиях, отклоняющихся от нормальных, в то время как компенсации устанавливаются, чтобы покрыть расходы и издержки сотрудника. Например, если должность предполагает использование личного автомобиля работника в служебных целях, износ транспортного средства может компенсироваться работодателем. А если речь идет о выполнении трудовой функции в условиях территории, подвергшейся радиоактивному загрязнению, работнику необходимо выплачивать надбавку за вредные условия труда.

Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 217 Налогового кодекса РФ, компенсационные выплаты не облагаются налогом. Кроме того, компенсации не учитываются при расчете среднего заработка сотрудника, пенсии, пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам и т. д.

Когда назначаются компенсационные выплаты?

Перечень случаев, при наступлении которых работодатель обязан назначить работнику компенсационные выплаты, приводится в статье 165 ТК РФ и включает:

  • переезд на работу в другую местность;
  • исполнение возложенных обществом или государством обязанностей;
  • направление в служебную командировку;
  • предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • совмещение работы и учебы;
  • вынужденный простой (прекращение работы) не по вине работника;
  • прекращение трудового договора при особых обстоятельствах (в том числе при увольнении руководителя организации, его заместителя или главного бухгалтера в связи со сменой собственника имущества).

Читайте советы о том, как начислить компенсационные выплаты, от экспертов «Системы Кадры»

Предоставляя компенсацию работнику, работодатель обязан выплатить все причитающиеся средства из собственного бюджета. Если работник исполняет государственные или общественные обязанности (например, участвует в избирательной комиссии, становится донором, участвует в судебном процессе в качестве присяжного заседателя и т. д.), органы и организации, в интересах которых он действовал, производят выплаты в порядке, установленном федеральным законодательством и иными нормативно-правовыми актами РФ. Работодатель должен освободить сотрудника от основной работы на время выполнения вышеуказанных обязанностей, если это предусмотрено законом. Не забудьте назначить компенсационные выплаты при наступлении следующих оснований:

Компенсационные выплаты за неиспользованный отпуск

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеет каждый работник, но не все спешат воспользоваться этим правом. Согласно статье 140 ТК РФ, работодатель при прекращении трудовых отношений с работником обязан выплатить компенсацию за неиспользованные дни отпуска, причем число таких дней подсчитывается за весь период действия трудового договора. Компенсационные выплаты могут производиться в порядке, установленном Трудовым кодексом либо Конвенцией МОТ (Международной организации труда) от 24 июня 1970 г. № 132 («Об оплачиваемых отпусках»), ратифицированной Россией в 2010 году.

Согласно нормам Трудового кодекса, ежегодный отпуск, предоставленный работнику, необходимо использовать в течение 12 месяцев с момента окончания рабочего года, за который предоставлялись дни отдыха. Конвенция МОТ указывает на необходимость предоставления непрерывной части ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью не менее двух недель в течение одного года, а остатка отпускных дней — в течение 18 месяцев с момента окончания года, за который они предоставляются. Если работник не согласен с расчетами работодателя, он имеет право обратиться в суд или ГИТ.

Смотрите так же:  Госпошлина в крыму реквизиты

В целом у работодателя есть вполне реальная возможность сэкономить при увольнении работника на компенсационных выплатах за неиспользованные дни отпуска, но для начала необходимо предупредить возможные разногласия и претензии со стороны контролирующих органов, исправно каждый год отправляя сотрудников отдыхать. Что касается непосредственно выплат, то здесь нужно понимать, что судебная практика позволяет компенсировать дни отпуска, накопившиеся за 33 месяца. В этот период включается индивидуальный рабочий год увольняющегося работника, за который тому полагается отпуск, восемнадцатимесячный период, который отводится на использование ежегодного оплачиваемого отпуска, а также трехмесячный срок давности, установленный для обращения в суд.

Важно: срок давности при обращении в суд отсчитывается со дня увольнения, поэтому проигравший тяжбу работодатель будет вынужден выплатить и судебные издержки, и компенсацию за неиспользованные дни отпуска, и проценты за задержку выплат (ст. 236 ТК РФ). Пытаясь сэкономить на компенсации, обязательно учитывайте сопутствующие риски.

Компенсационные выплаты за использование личного имущества сотрудника

Подход, при котором сотрудник использует личные вещи в служебных целях, иногда выгоден работодателю, но далеко не каждый человек согласится на безвозмездную эксплуатацию своей собственности. Трудовым законодательством предусмотрена возможность компенсации работодателем расходов, связанных с использованием и износом личного имущества сотрудников: ноутбука, автомобиля, набора инструментов, мобильного телефона и т. д.

Вопрос из практики

Как рассчитать итоговую сумму компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении?

Ответ подготовлен совместно с редакцией «Системы Кадры»

Отвечает Нина Ковязина,
заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении минздрава России

Чтобы при увольнении правильно компенсировать неиспользованные отпуска, определите их количество. Затем умножьте на средний заработок сотрудника. В рекомендации раскроем алгоритм действий на каждом этапе.

После того как вы определили средний дневной заработок, рассчитайте количество неиспользованных дней отпуска, за которые необходимо выплатить компенсацию.

Отпуск нужно предоставлять ежегодно (ст. 114 ТК РФ). Поэтому и компенсацию за неиспользованный отпуск рассчитайте за каждый год, в котором сотрудник не использовал или не полностью использовал отпуск. При этом учитывайте не календарный год, а год фактической работы сотрудника (рабочий год – 12 рабочих месяцев).

Задайте свой вопрос экспертам «Системы Кадры»

Согласно статье 188 ТК РФ, порядок назначения и размер компенсационных выплат в каждом конкретном случае определяется соглашением, заключаемым сторонами в письменной форме. При этом важно, чтобы имущество сотрудника использовалось в служебных целях по поручению, согласию или с ведома работодателя: если такого поручения нет или согласие не получено, работник не вправе требовать возмещения расходов.

Важно: если речь идет о средствах индивидуальной защиты, которые положены работнику, но своевременно не были закуплены или выданы работодателем, расстановка сил в случае судебного спора изменится. Если работник за свой счет приобретет недостающие СИЗ, работодателю придется компенсировать их стоимость либо по собственной инициативе, либо по решению суда.

Чтобы компенсационные выплаты не стали камнем преткновения, из-за которого стороны трудового договора окажутся втянутыми в судебное разбирательство, следует закрепить порядок их назначения локальными актами. Кроме того, правильно оформленная документация позволяет учесть расходы на компенсации сотрудникам в целях налогообложения прибыли.

Пакет необходимых документов представлен:

  • положением о компенсации (иногда есть смысл разработать несколько положений для отдельных видов имущества);
  • соглашением об использовании личного имущества сотрудника в служебных целях;
  • документами, подтверждающими принадлежность имущества (чеки, сертификаты, гарантийные талоны и т. д.);
  • документами, подтверждающими расходы на содержание личных вещей и их эксплуатацию (распечатки телефонных разговоров, счета, квитанции за ремонт и т. д.);
  • должностной инструкцией, в которой предусматривается возможность использования личного имущества сотрудника при выполнении трудовой функции;
  • составленным в произвольной форме приказом о выплате компенсации.

Приказ о возмещении расходов, связанных с использованием личного ноутбука в служебных целях

Положение о компенсации расходов за использование личного ноутбука в служебных целях

Компенсационные выплаты при разъездном характере работы

Так называемые разъездные компенсационные выплаты часто вызывают у работодателей вопросы. Дело в том, что статья, регламентирующая порядок возмещения работникам издержек, которые связаны со служебными поездками при разъездном характере работы, появилась в Трудовом кодексе не так давно. Согласно статье 168.1 ТК РФ, работодатель обязан компенсировать отдельным категориям сотрудников следующие виды расходов, связанные со служебными поездками:

  • затраты на транспорт;
  • стоимость аренды жилых помещений на время поездки;
  • полевое довольствие, суточные и другие виды дополнительных расходов, связанные с временным проживанием вне дома;
  • другие связанные со служебными потребностями траты, которые работник понес с разрешения или ведома работодателя.

На практике не все виды расходов, предусмотренные статьей 168.1 ТК РФ, имеют место при разъездной работе: например, полевое довольствие назначается сотрудникам, которые работают в полевых условиях или участвуют в археологических, геологических и прочих экспедициях. Очевидно, положения, касающиеся компенсационных выплат за работу в экспедициях, «в поле», в разъездах и в пути, объединены законодателем в одну статью исключительно ради удобства.

Нормы данной статьи закрепляют право на получение компенсации расходов, связанных со служебными поездками, не только за сотрудниками, направляемыми в командировки, но и за теми, кто исполняет свою трудовую функцию вне стен офиса или производственного цеха, находясь в пути (пилоты, проводники, водители международных и междугородних рейсов) или в разъездах (курьеры, работники связи, наладчики оборудования и т. д.). Каждый работодатель закрепляет перечень таких должностей локальными актами — отдельным документом или приложением к коллективному договору.

Какие гарантии и компенсации сгорают при увольнении

Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала «Кадровое дело»

Отвечает Арина МАЛАЯ,
юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»

Если увольняете сотрудника, разберитесь, какие компенсации ему предоставить. Сотрудник может потребовать оплату, не предусмотренную законом. Например, дни отдыха за работу в выходные сгорают, если сотрудник не использовал их за время работы. Деньгами компенсировать дни отдыха вы не обязаны

Чтобы избежать споров, перед увольнением письменно предложите работнику использовать дни отдыха, которые он накопил. Предоставьте ему выходные в даты, которые он укажет в заявлении, и оплатите их из расчета среднего заработка (ч. 5 ст. 186 ТК). Если у сотрудника большое количество выходных дней, порекомендуйте перенести дату увольнения, чтобы он не потерял отгулы.

Когда работник требует денежную компенсацию, объясните, что организация по своему усмотрению решает, выплачивать ее или нет. В законе этот вопрос не урегулирован. Если в коллективном договоре или ином акте вы не прописали, что компенсируете неиспользованные донорские дни, то можете отказать работнику…

Полная версия ответа доступна после бесплатной регистрации

Принимая сотрудника в штат, необходимо прописать характер выполняемой работы в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Трудовой договор, в котором отсутствует указание на разъездной или подвижной характер работы специалиста, считается неполным, поскольку в нем не хватает обязательного условия, но это не означает, что можно поднимать вопрос об аннулировании или расторжении договоренностей, — достаточно просто заключить дополнительное соглашение.

Описание характера выполняемой работы в трудовом договоре

Назначение компенсационных выплат сотрудникам, в договорах с которыми присутствует указание на разъездной или подвижной характер работы, происходит без дополнительного оформления каждой поездки (в отличие от случаев направления работников в служебную командировку). Для осуществления трудовой функции достаточно устного распоряжения непосредственного руководителя или заранее утвержденного графика сменности.

Чтобы возместить расходы работнику, бухгалтерия должна ознакомиться с расходными документами (железнодорожными, автобусными или авиабилетами, чеками с заправок, квитанциями об оплате гостиницы или хостела и т. д.). Это еще одно принципиальное отличие данного вида компенсаций от компенсационных выплат за особые условия работы, предусмотренных статьей 129 ТК РФ: во втором случае работник не подтверждает расходы, поскольку ему ежемесячно начисляется и выплачивается фиксированная сумма.

Важно: порядок назначения компенсационных выплат, связанных со служебными поездками, устанавливается локальными нормативными актами работодателя и трудовым договором. Чем аккуратнее и точнее прописаны условия возмещения расходов, тем лучше — любые разночтения создают благодатную почву для трудовых конфликтов.

Компенсационные выплаты при переезде в другую местность

Трудовое законодательство обязывает работодателя компенсировать сотрудникам затраты на переезд в другую местность вместе с организацией или ее подразделением. Компенсационные выплаты в этом случае призваны минимизировать неудобства, связанные с переездом за пределы административно-территориальных границ населенного пункта, в котором работник проживал ранее.

Самые актуальные статьи по теме из практического журнала «Кадровое дело»

Работодатель возмещает расходы на переезд сотрудника, членов его семьи и перевозку имущества, а также на обустройство после переезда (ч. первая ст. 169 ТК РФ) на основании соответствующего заявления. При этом конкретные нормы затрат Трудовым кодексом не оговариваются. Установить порядок назначения и размеры компенсационных выплат можно локальным актом, коллективным договором или соглашением сторон, предусмотрев в нем определенные ограничения по категории вагонов, салонов самолета и других видов транспорта, с помощью которого будет осуществляться переезд работника.

Важно: несмотря на то, что Минфин России не считает сумму возмещения расходов на аренду жилья работников, переехавших вместе с организацией в другую местность, компенсационной выплатой и облагает ее налогом на доходы физических лиц, некоторые суды могут придерживаться иной точки зрения.

Как быть, если работник уже получил компенсационные выплаты за предстоящий переезд, но в последний момент не смог приступить к работе или по уважительным причинам от нее отказался? В этом случае он обязан вернуть полученные средства работодателю (за исключением расходов на дорогу). Если же работник отказался от переезда, уволился по собственному желанию до истечения одного года работы либо окончания срока действия срочного трудового договора, не приступил к работе без уважительных причин или был уволен за виновные действия, он обязан вернуть полученную компенсацию в полном объеме.