Сопроводительное письмо к договору

Сопроводительное письмо к договору — это инструкция к отправляемому договору либо его проекту.

Как написать сопроводительное письмо к договору

Сопроводительное письмо к договору имеет такую же структуру, как сопроводительное письмо к документам: в шапке документа указывается должность, наименование организации и ФИО получателя, ниже ставится дата, номер документа, а также при необходимости заголовок письма.

Затем следует обращение к получателю.

Текст сопроводительного письма к договору, как правило, начинается со следующих фраз:

  • Высылаем в Ваш адрес…
  • Представляем Вам…
  • Направляем Вам…

Затем следует наименование, номер договора и дальнейшие действия получателя: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно.

Заканчивается письмо подписью отправителя с указанием его должности и ФИО.

Образец сопроводительного письма к договору

Генеральному директору
ООО «Светлица»
Е.В. Филипповой

Уважаемая Елена Владимировна!

Высылаем в Ваш адрес подписанный и скрепленный печатью договор поставки № 2013-26-07 от 26.07.2013 г. Просим его подписать, скрепить печатью и один экземпляр направить нам в течение 7 дней.

Приложение: договор в 2-х экз.(всего на 6 листах).

Образец сопроводительного письма к договору

Когда и зачем составляется сопровождение

Правила деловой переписки предусматривают обмен документами с партнерами по электронной почте или с курьером, часто — договорами, которые требуется подписать. В такой ситуации к отправлению принято прикладывать сопроводительное письмо, в котором не только перечисляются направленные бумаги, но и поясняется, какие действия ожидаются от получателя. Например, сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору или просто к договору, который нужно подписать и вернуть отправителю. Важно помнить, что закон не устанавливает требований составлять сопроводительные бумаги, но мы рекомендуем всегда делать это, поскольку они помогают избежать неточностей и возможного недопонимания.

Можно выделить две основные функции сопроводительного письма (или, как его часто называют между собой сотрудники, «сопроводиловки»):

  • опись направленных документов (если договор, то его название, на скольких листах он составлен, сколько копий);
  • указания к действию (например, подписать договор и вернуть одну из копий отправителю).

Поскольку текст сопроводительных бумаг включает опись, рекомендуется составлять их в двух экземплярах: один получатель оставляет себе, а на втором расписывается в получении и возвращает отправителю. После этого сопроводительное письмо нужно зарегистрировать и хранить, как любую важную корреспонденцию. Такой подход помогает решить множество спорных ситуаций.

Для бухгалтерии факт отправки несет только информативный характер в части составления планов доходов и расходов. Отражение фактов хозяйственной деятельности на основании такой бумаги не производится.

Структура сопроводительного письма

Поскольку оно не является обязательным, то и требований к оформлению и содержание нормативно не установлено. Но следует помнить, что в 2018 году правила оформления писем подпадают под действие стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003 года. Можно составить такую структуру:

  1. Шапка.
  2. Номер и дата.
  3. Обращение.
  4. Текст.
  5. Приложение.
  6. Подписи и печать.

Разберем некоторые из них подробнее.

Как правило переписка бюджетных организаций оформляется на фирменном бланке. В шапке нужно указать название адресата и его реквизиты, а также конкретного получателя — ответственное лицо. Можно адресовать двум и более получателям одновременно. При этом можно указать либо список имен, либо перечень должностей. Прописывать фамилию и инициалы не обязательно, но желательно с точки зрения делового этикета.

Нумерация писем производится согласно правилам делопроизводства организации, которые устанавливаются локальными актами. Делопроизводство некоторых направлений регулируются отраслевыми актами (нотариат, вооруженные силы). Как правило, требуется указать входящий или исходящий номер и дату получения или отправления.

Текст рекомендуем начинать с фраз: «Высылаем вам…», «Представляем вам…», с целью выделения ключевой формулировки. После этого перечислите документы, которые направляете, с фиксацией их номера и даты (при наличии). В заключительной части необходимо обратить внимание на цель отправления. Уместны следующие формулировки:

  • прошу подтвердить получение;
  • прошу подписать договор и возвратить в срок до;
  • прошу согласовать текст договора и возвратить с комментариями (направить протокол разногласий);
  • прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
  • прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации.

В тексте возможно выделять жирным или подчеркнутым шрифтом фразы, которые имеют наиболее важную смысловую нагрузку.

Обязательное составьте опись всех документов, которые направляете. При этом, чтобы в будущем избежать возможных разногласий, рекомендуется унифицировать каждый элемент перечня, указать полное название, количество экземпляров и листов каждого документа. Например, «Договор на поставку канцелярских товаров № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 5 листах каждый». В заключении рекомендуется прописать количество пунктов приложения и общее количество листов: «Итого направлено 2 документа на 13 листах».

Сопроводительные документы скрепляются подписью руководителя или ответственного лица, если это предусмотрено правилами делопроизводства. Наличие подписи главного бухгалтера или иного лица финансовой службы не обязательно. Тем не менее, рекомендуем предусмотреть правилами делопроизводства схему информирования бухгалтерии, чтобы избежать ситуации, когда отсутствуют необходимые согласования.

Что касается печати, то в 2018 году юридические лица не обязаны иметь круглую печать для удостоверения издаваемых документов, в том числе и писем (82-ФЗ от 06.04.2015). Поэтому наличие ее на бланке остается на усмотрение делопроизводителей.

Оформляем образец сопроводительного письма к договору

Каждая организация сталкивается с необходимостью ведения деловой переписки — с партнерами, поставщиками, заказчиками, физлицами или государственными инстанциями. Зачастую служебная корреспонденция связана с отправлением пакетов документов и соглашений, и тогда большое значение приобретает правильно составленное сопроводительное письмо. Ведь именно оно позволит не только доказать факт отправки важных материалов контрагенту, контролировать сроки исполнения и оптимизировать делопроизводство; оно также позволяет предоставить другой стороне максимально подробные инструкции, что ускорит процесс заключения сделки.

Таким образом, можно выделить основной признак подобных обращений: они носят служебный характер и не имеют значения без приложенных документов. Не является исключением и сопроводительное письмо о направлении договора на подписание.

Смотрите так же:  Заявить о дтп осаго

Форма документа

Действующее законодательство не устанавливает какой-либо унифицированной формы такого обращения, однако существуют рекомендации по составлению организационно-распорядительной документации, которые содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003. Эти нормативы будут действовать до 1 июля 2018 года, затем вступит в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016.

  • реквизиты вашей организации (полное наименование, ИНН, КПП, адрес и телефон);
  • дату составления и исходящий номер;
  • сведения о получателе (должность, Ф.И.О.);
  • цель отправления и инструкции;
  • перечень приложений (каждому документу присваивается порядковый номер, указываются его название и количество листов);
  • подпись с расшифровкой руководителя;
  • контакты ответственного лица (исполнителя).

Основная часть должна содержать:

  • вежливое обращение к адресату по имени и отчеству;
  • устойчивые словосочетания: «Направляем Вам. », «Высылаем в Ваш адрес. », «Предоставляем Вам. » и т. п.

Скачать образец сопроводительного письма к договору можно в конце статьи.

Не забудьте указать все реквизиты соглашения (номер, дату).

В конце основной части обращения идут указания на дальнейшие действия получателя (просьба подписать свой экземпляр, скрепить его печатью и отправить назад).

Стоит добавить, что сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору составляется по аналогичным правилам, за исключением того, что в основной части пишут: «Высылаем в Ваш адрес 2 экземпляра дополнительного соглашения к договору».

Действия получателя письма

В свою очередь, после получения вашего послания, секретарь или другой сотрудник, ответственный за делопроизводство в компании-адресате, предпринимает следующие действия:

  • регистрирует полученную корреспонденцию, присваивая ей входящий номер;
  • проверяет комплектность и передает письмо вместе с договором руководителю на подписание;
  • забирает у руководителя подписанные документы, если к ним нет возражений, или, если в документах найдены недочеты, составляет протокол разногласий, где указываются желаемые поправки;
  • в первом случае — экземпляр договора, во втором случае — протокол разногласий направляет обратно, отправителю.

Пишем сопроводительное письмо заказчику

Хотя законодательство не устанавливает никаких требований по оформлению сопроводительного письма, существуют правила деловой переписки и делопроизводства. Они и рекомендуют обязательно готовить такую бумагу. На первый взгляд кажется, что это простая формальность, не более, чем дань вежливости. Но на практике уберечь поставщика от многих проблем помогает именно сопроводительное письмо, пример таких случаев:

  • просрочено подписание;
  • бумаги потеряны;
  • обнаружилась недостача документов.

Главная цель как раз в том, чтобы зафиксировать все важные моменты: дату передачи, что именно и с какой целью направляется, в какие сроки ожидается ответ, например, возврат подписанной копии, опись передаваемой документации. Впоследствии, если возникнут необоснованные обвинения, восстановить истину будет легко.

В госзакупках чаще всего сопровождение пишут:

  • направляя документы на подпись (в конкурсе, запросе котировок и т.д.);
  • к акту сверки;
  • запрашивая или отвечая на запрос коммерческих предложений;
  • при передаче любой важной документации.

При этом не важно, как именно передается документация: лично, по обычной или электронной почте, с курьером.

Бланк сопроводительного письма

Итак, разберемся, что писать в сопроводительном письме. Напомним, закон не устанавливает никаких требований. Принято использовать официальный бланк, но это не обязательно, можно составить на белом листе, желательно не в рукописном, а в напечатанном виде.

Составляет сопровод, как правило, тот сотрудник, который отправляет документацию. Для заверения достаточно подписи, но если организация использует печать, можно поставить и ее. Напомним, что теперь круглая печать не является обязательной (82-ФЗ от 06.04.2015).

Разрабатывая образец, как пишется сопроводительное письмо, можно придерживаться такой структуры:

  • реквизиты отправителя;
  • регистрационные данные (входящий и исходящий номер и дата);
  • информация о получателе (название организации, адрес, имя и должность ответственного сотрудника);
  • текст обращения;
  • опись прилагаемых документов;
  • ФИО и контактные данные составителя.

Нумеруются сопровод по правилам делопроизводства, как вся корреспонденция. Впоследствии можно использовать эти данные в переписке, например, «Отвечая на ваше обращение исх. №… от …».

Содержательную часть можно начать с фразы «Направляем вам…», «Высылаем вам…». Дальше укажите, о каких именно бумагах идет речь, причем желательно привести полное название каждого из них, не ограничиваясь простым «направляем документацию на подпись». Затем обязательно напишите, какие действия и в какой срок ждете от получателя: «Просим ознакомиться и прислать замечания в виде протокола разногласий не позднее 1 декабря 2018 года» или «Просим подписать и вернуть по одной копии каждого документа до 1 декабря 2018 года». Допустимо выделить жирным шрифтом важные места в тексте.

Далее подготовьте опись. Проще всего это сделать в виде таблицы. Укажите полное название каждого документа со всеми реквизитами (например, «Коммерческое предложение №11 от 01.12.2017 года»), число страниц, количество копий. В конце не помешает указать суммарное число страниц.

В завершение обязательно укажите данные сотрудника, к которому можно обратиться с вопросами.

Сопроводительное письмо к документам

Направляя контрагентам документы, необходимо прикладывать к ним сопроводительное письмо. Неважно, состоите ли вы в электронной переписке, отправляете все почтой или курьером. Сопроводительные письма удобны и вам, и адресату. Чем именно?

Во-первых, в этом письме описано содержимое всего пакета ваших документов. Никто не сможет сказать, что не отправлял чего-то или не получал.

Во-вторых, канцелярии крупных компаний попросту не принимают документы без сопроводительных писем.

В-третьих, вы регистрируете у себя это письмо как исходящее в едином реестре. Искать один документ по регистрационному номеру гораздо проще, чем перерывать кипу разнообразных бумаг.

В-четвертых, адресат регистрирует это письмо у себя как входящее, что является подтверждением того, что он принял документы, а значит, несет за них ответственность.

В-пятых, создания сопроводительного письма к документам требуют правила деловых коммуникаций. Вы же не хотите показаться невеждой в области делового этикета?

Сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и подписывается руководителем предприятия, направления, либо начальником структурного подразделения.

Адресат пишется так же, как и в стандартном деловом письме:

Генеральному директору ЗАО «Шмель»

Тема уже известна: Сопроводительное письмо , или О направлении документов , или более конкретно О направлении схемы №546-ПСА-12а.

Обращение – тоже стандартное, называем адресата по имени и отчеству:

Уважаемый Виктор Иванович!

Текст сопроводительного письма пишется в официально-деловом стиле, он предельно короток, прост и строится по следующей схеме:

Направляем – что направляем – примечание

Смотрите так же:  Образец заявление на день без содержания

Направляю Вам для согласования проект строительства №67388-Р-О-74743. Прошу рассмотреть его в возможно короткие сроки. Обращаю Ваше внимание, что пакет строительной документации носит конфиденциальный характер.

Высылаю Вам для рассмотрения протокол разногласий к договору оказания услуг между ООО «Василек» и ОАО «Ромашка». По всем вопросам прошу обращаться к юрисконсульту Жесткову Н.Л. по телефону 987-65-43.

По Вашему запросу представляю Вам для рассмотрения информационные материалы по продукции ООО «Шоколадка».

Приложениям в сопроводительном письме уделяется особое внимание, фактически это главная часть этих писем. Четко и скрупулезно здесь перечисляется весь пакет направляемых документов.

Подпись оформляется как обычно.

Исполнитель указывается обязательно: у адресата сообщения должен быть надежный канал обратной связи с вами.

Сопроводительное письмо — необходимый документ современного делопроизводства и деловых отношений.

ЛЮДМИЛАИюль 4 2013 @ 15:50

Очень часто организации начинают написание сопроводительного письма со слов ООО «Поиск» направляет вам следующие документы… По моему это как-то не по-русски, «оно» не может направлять, просить и т.д.

Евгения КожановаИюль 5 2013 @ 05:03

Добрый день, Людмила! Вы правы, такое написание встречается очень часто, поскольку является нормой делового обращения, свойственной официально-деловому стилю речи русского языка.

СветланаНоябрь 30 2013 @ 17:06

как правильно написать сопроводительное письмо об отсутствии в организации конфликта интересов?

Евгения КожановаДекабрь 3 2013 @ 05:51

Здравствуйте, Светлана!
Сопроводительное письмо пишется к пакету документов, направляемому в другую организацию, а в вашем случае это либо информационное письмо, либо справка, либо заявление в определенной форме. Если нет специальной формы для этого сообщения, то текст пишется просто: Настоящим уведомляем об отсутствии (где, у кого) конфликта интересов.

АннаИюль 29 2014 @ 14:10

Здравствуйте. Подскажите, мы отправили пакет документов с сопроводительным письмом курьером. На копии сопроводительного получатель поставил отметку о вручении и входящий номер. Вопрос таков, когда копия сопроводительного, со всеми отметками, поступает обратно в офис регистрируется ли оно как входящее. Сижу голову ломаю, вроде бред, а вроде не бред.

Евгения КожановаИюль 31 2014 @ 05:48

Добрый день! Нет, не регистрируется, т.к. это не входящее письмо, а исходящее.

АннаДекабрь 8 2015 @ 13:51

Здравствуйте Евгения! Я так поняла из статьи, что регистрировать входящие документы без сопроводительного письма нельзя?! а как же тогда делать если приходит много писем без сопроводительных писем? или иметься список документов которые можно регистрировать без сопроводительного письма?

Евгения КожановаДекабрь 9 2015 @ 04:44

Здравствуйте, Анна!
Вы правильно поняли. В качестве входящего документа всегда регистрируется письмо. Если письма нет, то и регистрировать нечего.
Например, вам прислали (или принесли) оферту договора в двух экземплярах без сопроводительного письма. Регистрировать как входящее ее нельзя: это не письмо. Оферта передается в юр.отдел или исполнителю, и если вдруг она превратится в договор, то будет зарегистрирована как договор, а не как письмо. То же самое с бухгалтерскими документами и со всеми остальными, которые поступают без сопроводительного. Принимать их можно: отсутствие сопроводительного письма — не преступление, это всего лишь нарушение порядка делового оборота, причем не критичное. Но регистрировать здесь нечего.
Некоторые организации внутренними правилами устанавливают, что без сопроводительных писем документы от курьеров не принимают. Если документы принесли в канцелярию, то письмо пишется прямо там, или курьер звонит в свою компанию и просит срочно дослать сопроводительное.
Вот здесь статья о том, как не потерять незарегистрированные документы и подробнее о приеме документов без сопроводительного: http://thebestsecretary.ru/?p=3686

ЛарисаОктябрь 1 2016 @ 09:11

Второй экземпляр сопроводительного письма, отправляемого на бумажном носителе, остается в отделе и подшивается в дело. например, Начальнику ООО
Направляем в Ваш адрес……..
Приложения: Акт № 00000, Экз. №____.
Ведомость № 000000, Экз.№_____.
В отправляемом экземпляре я ставлю экз.№ 1, а в экземпляре что остаётся, какой ставить номер экземпляра приложения? тоже №1 или который остался( №2).

Евгения КожановаОктябрь 3 2016 @ 10:07

Добрый день! Нумеровать экземпляры исходящих писем не нужно.

аннаОктябрь 30 2017 @ 12:28

Вопрос если приносят пакет документов с сопроводительным письмом, приложение получает сотрудник который занимается вопросом и ставит дату получения. но сам сопровод регистрирую через какое то длительное время, можно ли работать с приложением и отправлять его в другие организации официально??

Евгения КожановаОктябрь 30 2017 @ 19:41

Здравствуйте, Анна!
Почта регистрируется в день получения, максимум — на следующий день.
Передавать приложение исполнителю и работать с ним можно только после регистрации сопроводительного письма.

ИринаНоябрь 23 2017 @ 15:39

Добрый день! Как быть с исходящими бухгалтерскими документами? Пишется ли сопроводительное письмо к ним (например счета-фактуры, товарные накладные и т.д.)? Иногда их так много! Как быть?

Евгения КожановаНоябрь 23 2017 @ 20:25

Здравствуйте, Ирина!
Сопроводительное письмо к бухгалтерским документам пишется, как и к любым другим. Отсылаемые документы перечисляются в реквизите «Приложение», независимо от их количества.

НатальяНоябрь 24 2017 @ 10:51

Добрый день, Евгения! Возможен ли вариант не регистрировать какие то сопроводительные письма? В организацию каждый день пачками приходят судебные приказы, исполнительные листы, решения, определения суда, и к каждому-каждому прикреплено сопроводительное на формате половина и треть листа А4 с минимумом информации:»Судебный участок…направляет судебный приказ №…от… Приложение: судебный приказ…» Юристы говорят, нам эти письма не нужны. Я дня за 2-3 наберу целую папку, если каждое буду регистрировать. А за год…

Евгения КожановаНоябрь 24 2017 @ 11:30

Здравствуйте, Наталья!
Юристам эти письма, действительно, не нужны. Их интересуют приложения к ним. Но для вас это такие же входящие как и все. Поэтому регистрировать их надо. Если судебных писем много относительно всех остальных, они выделяются в отдельное дело «Судебная переписка», но учитываются в общем порядке.

НатальяНоябрь 24 2017 @ 12:09

Евгения, спасибо за ответ! Правильно ли я понимаю, что срок хранения таких судебных сопроводительных будет 5 лет ЭПК, ст. 32, как у переписки с госорганами?

Евгения КожановаНоябрь 24 2017 @ 19:45

Да, можно по этой статье.

ИринаМай 14 2018 @ 10:13

Добрый день!
Заранее оформили сопроводительное письмо к пакету документов. Документы собрали только через неделю. Действительна ли дата сопроводительного письма или надо его переделать?

Смотрите так же:  Возврат прав иркутск

Евгения КожановаМай 15 2018 @ 11:18

Здравствуйте, Ирина!
Лучше переделать.

Устойчивые обороты деловой переписки

Европлюс натяжные потолки в москве rukimastera.ru.

В ответ на Ваш запрос от… (мы (с удовольствием) предлагаем Вам)
В ответ на Ваш запрос и в подтверждение нашей договоренности (телефонного разговора) мы можем (могли бы) отправить…
Ссылаясь на Ваш запрос и предыдущие переговоры, мы могли бы отправить Вам…
В ответ на Ваш запрос сообщаем, что можем предложить Вам…
Подтверждая получение Вашего запроса, мы можем поставить Вам…
Мы получили Ваш запрос и сообщаем, что можем отгрузить Вам…
Благодарим Вас за просьбу дать предложение на отгрузку товара в Ваш адрес…
С благодарностью подтверждаем получение Вашего запроса и сообщаем, что можем отправить Вам…

Предлагаем Вам
В счет взаимных поставок на… год
В счет действующего Торгового соглашения между … на …год
Согласно общим условиям поставки…
На следующих условиях…
Качество товара соответствует
Действующим европейским стандартам
Государственным стандартам
Техническим условиям завода-изготовителя
Образцам, посланным Вам почтовой посылкой (дата)
Образцам, высланным Вам вместе с каталогом
Товар обычного торгового качества
Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качества)
К товару прилагается сертификат качества
Цена поднимается
Цены возрастают
Франко-вагон… пограничная станция (граница)
Фас порт
Фоб порт
Сиф порт
…включая стоимость
экспортной упаковки
маркировки
акцизной марки
запасных частей
…включая упаковку
Цена… составляет
Общая стоимость партии… составляет… руб.
Сроки поставки
Товар поставляется
Товар будет поставлен (отправлен, отгружен, отгружаться)
В (напр., первом) квартале (текущего, будущего) года (месяц, месяцы)
в течение…
Поставка товара будет произведена (производиться) помесячно в течение (ежемесячно равными партиями)…)
Сроки поставки:
Первый квартал – с… по…
(второй, третий, четвертый –аналогично )
…в заявленные в Вашем запросе сроки (по договоренности, …месяца со дня получения заказа)
Условия платежа:
Платеж производится (должен производиться, должен быть произведен)
Через банк страны-экспортера (продавца)
МБЭС
Инкассо
Безотзывного, подтвержденного и делимого аккредитива
Наличными
Без предъявления
При предъявлении
Отгрузочных документов, счета и сертификата качества
Счета и транспортных документов
Грузовых документов
Слудеющих товарных документов
Условия платежа – наличный расчет
Наши обычные условия – наличными, без скидок, без грузовых документов
Условия платежа подробно изложены в прилагаемом экземпляре общих условий поставки (экземпляре контракта)
Остальные условия – согласно общим условиям поставок (продажи)
Настоящее предложение просим подтвердить (рассмотреть) до (дата) (в течение… дней со дня получения письма)
Просим прислать ответ не позднее (дата) (в течение … недель от даты отправления этого письма)
Настоящее предложение действительно
До (дата)
… месяца со дня получения письма
при условии получения Вашего акцепта по факсу в течение … дней от даты получения этого письма
лишь в том случае, если товар не будет продан до получения Вашего ответа
Просим прислать ответ (нам) обратной почтой (рассмотреть наше предложение, сообщить, заинтересованы ли Вы в закупке предлагаемого товара)
Просим учесть срок реализации товара и принять решение как можно быстрее. Ждем Вашего звонка или факсового сообщения
Делаем Вам предложение без всяких обязательств с нашей стороны

Сопроводительное письмо к договору

Сопроводительное письмо к договору — обязательный документ, без которого сам договор не будет принят к рассмотрению и подписанию. При оформлении сопроводительного письма к договору, направляемому на подпись контрагенту, необходимо учесть некоторые нюансы, о которых рассказано в статье.

Из статьи вы узнаете:

Вид служебной переписки — сопроводительное письмо к договору

В процессе осуществления всех видов своей деятельности — хозяйственной, организационной, производственной или, например, экономической, организация получает и отсылает множество служебной корреспонденции. К числу ее адресатов и корреспондентов относятся вышестоящие организации, органы государственной и муниципальной власти, поставщики, заказчики, деловые партнеры и даже физические лица.

Важнейшей частью внешнего документооборота являются письма, поскольку они либо отсылаются в виде отдельных документов, либо сопровождают пакеты документов — финансовых, бухгалтерских и прочих, в которых отсутствует такой реквизит, как адрес получателя. В том числе, сопроводительные письма рассылаются с договорами, заключенными предприятием или планируемыми к заключению.

Основной характерной особенностью сопроводительных писем, в том числе, и сопроводительных писем к договорам, является наличие перечня приложенных к нему документов и текста, поясняющего, с какой целью эти документы направлены адресату. Еще одной отличительной особенностью таких писем является вторичность — сами по себе такие письма самостоятельными документами не являются. Более того, в случае, когда такое письмо присылается адресату без приложения указанных в нем документов, лицо, отвечающее за первичную обработку корреспонденции в организации, обязано отослать его обратно. В этом случае также должен быть составлен акт, подтверждающий, что указанные в сопроводительном письме документы отсутствуют.

Как оформить сопроводительное письмо к договору, образец

Сопроводительное письмо к договору, в силу своей вторичности, не несет никакой информационной нагрузки, но, оформленное по установленным правилам, оно является:

подтверждением факта отправки перечисленных в качестве приложений документов;

подтверждением срока исполнения;

инструкцией о том, с какой целью присланы перечисленные в нем документы, порядке их обработки и о том, какие документы и в каком виде должны быть возвращены в адрес отправителя.

Какие реквизиты содержит сопроводительное письмо к договору

Сопроводительные письма, как и вся организационно-распорядительная документация, оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003, который будет действовать, как минимум, до 1 июля 2018 года. Затем его планируют заменить на ГОСТ Р 7.0.97-2016. В таблице ниже приведен состав обязательных реквизитов в соответствии с действующим на сегодняшний день ГОСТ Их заполнение придаст сопроводительному письму к договору юридическую значимость.

№№ реквизитов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003

Сведения, которые отражаются в реквизите

Государственный герб, герб субъекта федерации или логотип компании-отправителя, зарегистрированный в установленном порядке

Код компании по ОКПО, регистрационный номер по ОГРН, ИНН и код постановки на учет КПП

Полное и краткое наименование предприятия, справочная информация о нем — банковские реквизиты, адреса, контактные телефоны

Дата составления сопроводительного письма в формате ДД.ММ.ГГГГ

Исходящий регистрационный номер в соответствии с номенклатурой дел

Исходящий номер и дата первичного документа (при его наличии)