Информационно-справочные документы

  • История делопроизводства
  • Инструкция по делопроизводству
  • Должностная инструкция
  • Адресат и адресование документа
  • Согласование документа
  • Подпись
  • Печать
  • Отметки на документе
  • Деловой стиль текста
  • Форматы бумаги и размеры полей

Информационно-справочные документы, их виды и особенности

Выделяют следующие виды информационно-справочных документов:

Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.

В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

Такие информационно-справочные документы, как докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты являются основным средством внутренних коммуникативных связей организации. Они могут быть подготовлены на компьютере или составлены от руки и подписаны их составителем.

Письма, телеграммы, телефонограммы, факсы являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей, поэтому они должны быть подписаны одним из руководителей организации.

Информационно-справочные документы (6)

Главная > Реферат >Промышленность, производство

Информационно-справочные документы. Их классификация. Правила составления и оформление информационно-справочных документов.

Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.

Информационно-справочные документы, как отмечалось ранее, являются основанием для издания приказов по личному составу.

Этот комплекс кадровой документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству.

В состав информационно-справочных документов, как правило, включают:

В составе информационно-справочной документации выделяют:

1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).

3. Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие наиболее важное значение для кадровых вопросов.

Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решения.

Докладные записки могут быть двух видов:

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке.

Текст докладной записки состоит из трех смысловых разделов:

• в первом разделе излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

• во втором — анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;

• в третьем — содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

При этом второй раздел в докладной записке может отсутствовать.

Как правило, внутреннюю докладную записку подписывает составитель, если она представляется руководителю подразделения. Если она представляется руководителю организации, то подписывается и составителем и руководителем подразделения. Внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному.

Служебная записка по своему назначению близка к докладной записке, но в отличие от неё имеет внутренний, служебный характер. Она составляется работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого структурного подразделения.

Служебные записки могут информировать руководство по следующим вопросам:

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги. Текст служебной записки, как правило, состоит из двух разделов:

• обоснования (изложения причин составления);

• предложения, просьбы, заявки и тому подобное.

Служебную записку подписывает составитель (специалист или руководитель подразделения).

Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);

2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному.

По содержанию объяснительные записки разделяют на две группы:

1) Объяснительные записки, прилагающиеся к основному документу (акт, план, отчет и другие) и поясняющие содержание отдельных его понятий, разделов, положений.

2) Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, фактов, сложившихся ситуаций.

Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов:

• первый содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;

• второй – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает ее составитель.

Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу.

Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).

По содержанию заявления подразделяются на две группы:

• по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, о переводе, об увольнении по собственному желанию и так далее);

• сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организации, отдельных должностных лиц и так далее без указания на нарушения собственных прав заявителя.

В трудовых отношениях заявление выступает в качестве документа, фиксирующего инициативу работника по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия или согласие работника с какими-либо действиями работодателя. ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например: в статьях 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1. ТК РФ и другие.

В зависимости от количества заявителей заявление может быть:

• коллективным (например, в статье 195 ТК РФ упоминается о заявлении от представительного органа работников).

Заявление составляется в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном у конкретного работодателя.

Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении может проставляться резолюция руководителя и отметка об исполнении документа.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются копии документов об образовании, анкета, автобиография и другие).

Информационно — справочные документы: акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, справка, письма, телеграмма

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно — справочными. Информационно — справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Виды информационно — справочных документов:

  1. акт;
  2. протокол;
  3. докладная записка;
  4. объяснительная записка;
  5. справка;
  6. письма;
  7. телеграмма, телефонограмма.

Одним из видов информационно — справочных документов является акт. Акт — информационно — справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно — ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. Текст акта состоит из двух частей: вводной; констатирующей.

В вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.

Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта.

Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть приложения, то отметка о их наличии проставляется после текста. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. С актами ревизии и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. Акты составляются на общем бланке. Формуляр акта состоит из реквизитов:

  1. наименование министерства или ведомства;
  2. название организации;
  3. наименование структурного подразделения;
  4. наименование вида документа;
  5. дата, номер;
  6. место издания;
  7. заголовок;
  8. текст;
  9. приложения;
  10. подписи (членов комиссии);
  11. гриф утверждения, согласования.
Смотрите так же:  Ст.425 гк рф судебная практика

Реквизиты отделяются друг от друга 1,5 — 3 интервалами.

Следующий вид информационно — справочного документа — протокол. Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п. Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная — слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Пишутся от начала левого поля. Переменная — инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Пишется от второго положения табулятора.

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) — по каждому вопросу отдельно. От левого поля без знаков препинания. Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже. Затем печатают содержание доклада, сообщения. После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

Завершающая часть текста протокола — постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие — исполнитель — срок.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись. Датой протокола является дата проведения заседания. Формуляр протокола состоит из реквизитов:

  1. наименование организации или ведомства (если есть);
  2. НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ — крупно;
  3. наименование структурного подразделения(если есть);
  4. наименование вида документа — ПРОТОКОЛ;
  5. дата заседания, номер (в течение календарного года);
  6. место составления (город);
  7. заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);
  8. текст вводной и основной части;
  9. подписи;
  10. гриф утверждения, согласования (если нужно).

Следующий вид информационно — справочного документа — докладная записка. Докладная записка — документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. По содержанию докладные записки бывают:

а) информационные; б) отчетные (по результатам командировки и т.д.).

В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор — составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Датой записки является дата её подписания. Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно. Текст докладной записки делится на две части:

  1. изложение фактов, послуживших причиной её составления;
  2. выводы, предложения организации или должностного лица.

Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов:

  1. наименование структурного подразделения(если есть);
  2. наименование вида документа — докладная записка;
  3. дата, номер;
  4. адресат;
  5. заголовок;
  6. текст;
  7. приложения;
  8. подпись.

Формуляр внешней докладной записки состоит из реквизитов:

  1. наименование министерства или ведомства;
  2. название организации;
  3. наименование структурного подразделения (если есть);
  4. наименование вида документа — докладная записка;
  5. дата, номер;
  6. место издания;
  7. адресат;
  8. заголовок;
  9. текст;
  10. приложения;
  11. подпись.

Следующий вид информационно — справочного документа — объяснительная записка. Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения. Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель. Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями. Формуляр объяснительной записки состоит из реквизитов:

  1. наименование министерства или ведомства;
  2. название организации;
  3. наименование структурного подразделения (если есть);
  4. наименование вида документа;
  5. дата, номер;
  6. место издания;
  7. адресат;
  8. заголовок;
  9. текст;
  10. подпись.

Следующий вид информационно — справочного документа — справка. Справка — документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации. Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания; во второй — приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки. В справке фиксируют сведения определенного периода времени. Датой справки является дата её подписания. Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д. При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5.

Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы. Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй — подшивается в дело. Формуляр справки состоит из реквизитов:

  1. наименование министерства или ведомства;
  2. название организации;
  3. наименование структурного подразделения (если есть);
  4. наименование вида документа;
  5. дата, номер;
  6. место издания;
  7. адресат;
  8. заголовок;
  9. текст;
  10. подпись;
  11. печать.

Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица — учащегося, пенсионера и т.д.), о котором сообщают сведения.

Следующий вид информационно — справочного документа — доклад. Доклад — последовательное изложение на собрании, заседании и т.п. информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом работникам определенного подразделения или всей организации. Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления. Цели доклада: информирование и убеждение. Элементы доклада: вступление (показ целей и назначения доклада); основная часть — изложение основных фактов; выводы (в виде положений); рекомендации.

Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.

Следующий вид информационно — справочного документа — телеграмма. Телеграмма — официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются. В первой части телеграммы указываются: отметка о категории телеграммы; адресат; текст; фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму. Во второй части телеграммы — под чертой — указываются:

адрес и наименование организации — отправителя телеграммы; наименование должности; подпись лица, от имени которого телеграмма исходит; печать; дата.

Следующий вид информационно — справочного документа — телефонограмма. Телефонограмма — официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно — справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок: передавать только краткую, срочную информацию; проверять правильность записи обратной связью; текст — не более 50 слов; не использовать трудно выговариваемые и редкие слова; записывать в специальный гроссбух факт передачи телефонограммы. Формуляр телефонограммы состоит из реквизитов:

  1. наименование министерства или ведомства;
  2. название организации — отправителя;
  3. наименование вида документа;
  4. дата, номер;
  5. место составления;
  6. адресат;
  7. заголовок;
  8. текст;
  9. подпись;
  10. должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;
  11. должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема.

Самым значительным видом информационно — справочных документов являются деловые письма. Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами. Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо. Виды служебных писем:

  1. письмо — просьба;
  2. письмо — предложение;
  3. письмо — претензия;
  4. письмо — запрос;
  5. письмо — извещение;
  6. информационное письмо;
  7. письмо — отказ;
  8. письмо — напоминание;
  9. сопроводительное письмо и т.д.

Формуляр письма состоит из реквизитов:

  1. наименование министерства или ведомства;
  2. название организации;
  3. наименование структурного подразделения (если есть);
  4. адрес организации (почтовый, телеграфный);
  5. номер телефона, факса, телетайпа;
  6. номер счета в банке;
  7. дата, номер;
  8. ссылка на индекс и дату входящего документа;
  9. адресат;
  10. заголовок;
  11. текст;
  12. приложения;
  13. подпись;
  14. печать;
  15. фамилия и телефон исполнителя;
  16. гриф ограничения доступа.

Требования к тексту письма следующие: краткость; лаконичность; последовательность; убедительность; корректность; одноаспектность; объективность; ясность. Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания. В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.

А теперь рассмотрим отдельные виды писем. Сопроводительное письмо — документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отправленных материальных ценностей. Оно составляется лишь в том случае, когда содержит пояснения о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинается словами: НАПРАВЛЯЕМ, ВОЗВРАЩАЕМ. Например:

Смотрите так же:  Регистрация печати для ип в налоговой

НАПРАВЛЯЕМ НА УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОГРАММУ.

Письмо — приглашение — документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д. Письмо — приглашение может содержать:

полную повестку дня мероприятия; фамилии докладчиков по вопросам повестки дня; фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия; способ проезда и другую информацию.

ПРИГЛАШАЕМ ВАС НА ЗАСЕДАНИЕ .

Информационное письмо — документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандируются деятельность организаций, продукция. Рекламное письмо — документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров. Цель письма — побудить воспользоваться предложенными услугами, заказать товар. Текст рекламного письма должен содержать полную, четкую, конкретную информацию. Письмо — извещение — документ, являющийся ответом на запрос. Письмо — извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: «Ставим Вас в известность. «.

Письмо — подтверждение — документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия. Направление письма — подтверждения относится к обязательной части деловых отношений. Письмо — подтверждение начинается словами: ПОДТВЕРЖДАЕМ УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ .

Письмо — напоминание — документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия. Письмо — напоминание направляется адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров. Например:

НАПОМИНАЕМ, ЧТО СРОК АРЕНДЫ ЗАЛА ИСТЕКАЕТ 16.02.99.

Гарантийное письмо — документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.). В гарантийном письме организация — адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку. Например:

ПРОСИМ ИЗГОТОВИТЬ И ВЫСЛАТЬ КОМПЛЕКТ МЕБЕЛИ. ОПЛАТУ ГАРАНТИРУЕМ.

Такие письма подписывает директор и главный бухгалтер предприятия.

Письмо — претензия — документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований. Письмо — претензия подписывается руководителем организации и визируется главным бухгалтером.

Письмо — ответ — документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа. Ответа требуют письма — запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии. Письмо — ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу:

принятие предложения; отказ от предложения; выполнение просьбы; ответ на запрос.

Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Отказ должен быть убедительно аргументирован. Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру. Структура письма иностранному партнеру:

  1. эмблема и наименование фирмы (возможно указание рода деятельности);
  2. адрес фирмы (почтовый, телеграфный, номера телефона(ов), факса, название банка, адреса представительств и филиалов);
  3. номер документа в цифровой или буквенной форме;
  4. дата в буквенно — цифровой форме;
  5. адрес получателя;
  6. вступительное обращение;
  7. заголовок;
  8. текст;
  9. заключительная формула вежливости;
  10. личная подпись автора письма;
  11. ниже подписи — её расшифровка;
  12. на следующей строке — должность лица, подписавшего документ.

Факс — документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс всегда будет являться копией переданного документа. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются:

указание (код) отправителя; дата и время передачи; длительность передачи; номер телефакса, с которого передана информация; количество страниц.

Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного пользования, их необходимо скопировать, так как факсовая бумага недолговечна. В дорогих факсимильных аппаратах при использовании обычной бумаги копирование не обязательно.

Модем — средство передачи информации с помощью электронной почты между двумя адресатами — пользователями ПК. Документы, полученные с помощью модема, всегда будут являться копией переданного документа.

Акт протокол докладная записка служебная записка письмо справка

Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этого используют различные информационно-справочные документы отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Внимание следует сконцентрировать прежде всего на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала это делают вчерне, а затем редактируют и уточняют части в порядке согласования. [c.66]

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам ив отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. [c.140]

В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень. [c.101]

Особо выделены вопросы документирования управленческой деятельности понятие документа, виды и разновидности документов, требования к составлению бланков документов, оформлению всех реквизитов документов, а также правила составления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Освещены вопросы организации работы с документами, включая организацию документооборота, технологии регистрации документов, контроля за сроками их исполнения, информационно-справочной работы. Рассмотрены правила хранения документов в делопроизводстве и подготовки их к сдаче в архив. [c.4]

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос, документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу. [c.95]

Помимо полностью составленных текстов конкретных документов широко распространено в последние десятилетия применение стандартных фраз и выражений, используемых в переписке, при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов. Особенно часто они применяются в начальной части документов. [c.102]

ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ — 1) организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка) 2) распорядительные документы предприятия (приказы, распоряжения, решения) 3) документы по личному составу предприятия (приказы, трудовые договора, личные дела, личные карточки, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки) 4) финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий и аудиторских заключений, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.) 5) информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.). [c.118]

Однако указанные ведомства в своих нормативных актах не касаются общих вопросов организации работы с документами (дело-производства). Вместе с тем бухгалтерская документация является лишь частью документооборота учреждения (фирмы) и подчиняется общим правилам организации делопроизводства. Работникам бухгалтерии приходится составлять и работать не только хо специфическими бухгалтерскими, но и с организационно-распорядительными и информационно-справочными документами (положением о бухгалтерии, должностными инструкциями, приказами, докладными и объяснительными записками, актами, справками, письмами и т.д.), подготовка и оформление которых также требует специальных знаний. [c.7]

Организационные, распорядительные и информационно-справочные документы оформляются на бланке. Требования к построению бланка документа, под которым в данном случае понимается чистый лист бумаги, на котором заранее воспроизведено название учреждения-автора (фирмы, завода), от имени которого документ издается, излагаются в ГОСТе. Все документы, отправляемые из организации, обязательно оформляются на бланках, чаще всего изготовленных в типографии или с помощью средств оперативной полиграфии. При использовании ПЭВМ для составления и оформления документов можно внести бланк в память машины и воспроизводить автоматически при распечатке документа. [c.39]

Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспечит правовую основу документа, его направленность. Просмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов позволит избежать дублирования и противоречий, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Подготовка проекта приказа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этого используются различные информационно-справочные документы отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебная переписка. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания приказа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования. [c.75]

Смотрите так же:  Приказ мо рф 950

ГЛАВА 4. СОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 4.2. Информационно-справочные документы [c.91]

Бухгалтерии, как структурному подразделению организации, приходится получать и составлять различные информационно-справочные документы акты, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или быть принята к сведению. Эти документы часто служат основанием для принятия распорядительных документов. [c.91]

В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы приказы, протоколы, затем — переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы регистрации. [c.130]

Письмо (синонимы служебное письмо, деловое письмо во множественном числе — деловая корреспонденция) — общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте. [c.72]

Служебное письмо — информационно-справочный документ, передаваемый по почте, который служит средством общения с частными лицами и учреждениями с целью сообщения какой-либо информации. Письмо должно составляться в том случае, когда невозможно решить вопрос другими способами (личная беседа, телефонный разговор). [c.98]

П информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.). [c.25]

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др. [c.49]

Организационные Распорядительные Информационно-справочные Документы по личному составу [c.49]

Акт относится к информационно-справочным документам. [c.83]

Докладная (служебная) записка является информационно-справочным документом. [c.84]

Справка является информационно-справочным документом. [c.85]

Номенклатура дел состоит из разделов (заголовков), которые отражают основные участки деятельности предприятия. В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы (приказы, протоколы), затем — переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы регистрации. [c.113]

Проектирование логической структуры ИХ осуществляется на основе анализа статистики использования конкретных информационно-справочных документов в процессе решения основных задач принятия решений. В результате выполнения операции производятся [c.318]

К информационно-справочным документам относят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению1. [c.173]

Информационно-справочные документы носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации. Информация, содержаща- [c.89]

Тема урока: «Информационно-справочная документация»

Разделы: Технология

  • обобщить знания, умения и навыки, полученные на предыдущих уроках машинописи, делопроизводства при изучении темы ‘Требования к оформлению документов’,
  • вырабатывать аккуратность, наблюдательность, усидчивость, формировать желание вносить элемент творчества в свою работу.

Оборудование: компьютеры; наглядные пособия: образцы докладной записки, акта, протокола, справки, объяснительной записки, служебного письма, телеграммы и других справочно-информационных документов; тестовая программа «Конструктор тестов»; карточки-задания, презентация «Информационно-справочная документация»

I. Организационный этап.

Добрый день дорогие ребята! Сегодня на уроке мы продолжим разговор об организационно-распорядительной документации, и как мы знаем организационно-распорядительная документация, делиться на три группы. Какие? Правильно на организационные, распорядительные и информационно-справочные. На прошлых уроках мы с вами уже познакомились с организационной и распорядительной документацией, а сегодня мы начнем изучение последней группы. Информационно-справочной документации. Как сказал Аристотель «…ум заключается не только в знании, но и в умении прилагать знание на деле…» и сегодня мы с вами это проверим. Закрепив знания по новой теме практической работой.

Но для того, что бы начать изучения новой темы нам с вами нужно проверить хорошо ли вы усвоили тему прошлого урока. В этом нам поможет программа «Конструктор тестов» и тест «Приказ по основной деятельности и выписка из приказа». А так же практическая работа «назови реквизит», которую мы с вами будем выполнять после теста.

II. Этап подготовки к усвоению новых знаний.

1. Выполнение теста в программе «Конструктор тестов».

  • изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;
  • подготовка проекта приказа;
  • согласование проекта;
  • подписание руководителем.
  • копия части текста приказа.
  • копия приказа
  • его подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.
  • его подписания
  • его издания

Программа выставляет оценки учащимся. Они сообщают результаты учителю и сохраняют его в своей папке.

Во время выполнения ребятами практической работы выявляется вопрос, на который было дано большее количество не правильных ответов (вывести на экран). Провести беседу.

2. Фронтальная практическая работа.

Дать определения выделенным реквизитам.

  • Обратить внимание учащихся на самоконтроль и взаимоконтроль;
  • Оказать помощь учащимся;
  • Оценить работу всех учащихся.

III. Этап усвоения новых знаний

Лекция с элементами эвристической беседы

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.

Справочно-информационные документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных‚ документов эти документы могут не требовать исполнения.

К информационно-справочным документам относятся письма и их разновидности, связанные со способом передачи информации по каналам связи (телефаксы, телеграммы, телефонограммы) акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, заявления и др. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Справка — это документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий.

Различают справки служебного и личного характера.

Служебные справки составляются по запросу вышестоящей организации или должностного лица.

Справки по вопросам производственной деятельности организации оформляются на бланке, подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для её составления, и конкретную информацию. При наличии в справке сведений финансового характера, она подписывается руководителем организации, главным бухгалтером и заверяется печатью.

В делопроизводстве предприятий часто оформляются справки личного характера. Они начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества сотрудника (полностью), его должности, заработной платы или других сведений о работнике. Место предоставления такой справки указывают в правом верхнем углу (реквизит «адресат») или в конце текста справки.

Докладная записка — это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, в случае необходимости с выводами и предложениями составителя. Она может являться непосредственным основанием для издания распорядительного документа.

Докладные записки могут носить инициативный, информационный или отчетный характер.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата к принятию определенных решений.

Информационная информирует руководителя о ходе или развитии определенного процесса, общий характер которого руководителю известен.

Отчетная докладная записка информирует руководителя о завершении работы или ходе выполнения указаний, рекомендаций, планов.

Различают внутренние и внешние докладные записки.

Внутренние адресуются руководителю учреждения или структурного
подразделения.

Внешние адресуются руководителю вышестоящей организации.

Внутренние докладные записки оформляют на обычной бумаге. На ней указывают название структурного подразделения, где работает автор. Заголовок к тексту внутренней докладной записки составляется в том случае, если ее регистрируют. Она датируется и подписывается автором.

Внешние докладные записки оформляют на общих бланках в двух экземплярах.

Их обязательно регистрируют. Подписывает внешние докладные записки, как правило, руководитель организации.

Текст докладной записки состоит из основной и заключительной части. В основной части содержится точное и объективное описание события или ситуации, их оценка и другая аргументированная информация о необходимости принятия тех или иных решений. В заключительной части формулируют выводы, предложения, рекомендации. По усмотрению автора вторая часть может отсутствовать.

В формуляр докладной записки входят следующие реквизиты: наименование организации-автора документа (или название структурного подразделения, где работает автор), название вида документа, адресат, дата, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись.

Объяснительная записка — документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату и номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

IV. Этап проверки понимания изученного:

Оформление докладной записки по карточкам с помощью макета внешней должностной записки.

Самостоятельная работа. В ходе самостоятельной работы текущий инструктаж с целью предупреждения ошибок в работе:

  • Обратить внимание учащихся на самоконтроль и взаимоконтроль;
  • Оказать помощь учащимся;
  • Оценить работу всех учащихся.

V. Домашнее задание:

Выучить определения – информационно-справочная документация, справка, докладная и объяснительные записки.