6.1. Комплектование архива и экспертиза ценности документов

6.1.1. Понятие и правовые основы комплектования архива

Комплектование архива — это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с его профилем.

Комплектование архива включает:

— определение источников комплектования архива;

— определение состава документов, подлежащих приему в архив;

— прием-передачу документов в архив.

Правовой и нормативной основой комплектования архива являются законы и иные правовые акты Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, распорядительные и нормативные документы Федеральной архивной службы России, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, в соответствии с которыми он обязан принять, а соответствующие государственные организации обязаны передать в архив документы Архивного фонда Российской Федерации в установленные законом и подзаконными актами сроки и в соответствии с установленной процедурой. На основе действующего законодательства архив комплектуется документами, передаваемыми ему негосударственными организациями и физическими лицами безвозмездно или за плату. Архив может по своей инициативе создавать документы, отражающие исторически значимые явления и процессы.

6.1.2. Источники комплектования архива

6.1.2.1. Источниками комплектования архива являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, подлежащие передаче на постоянное хранение в архив в обязательном порядке или на основании соглашения (договора).

Федеральная архивная служба России, органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации определяют категории государственных организаций, документы которых подлежат передаче на хранение в архив.

Органы и учреждения системы Федеральной архивной службы России совместно с собственниками определяют архивные фонды негосударственных организаций и физических лиц, которые после изучения их состава и содержания могут быть приняты на хранение в архив на основании соглашения (договора).

6.1.2.2. Государственные организации относятся к числу источников комплектования архива на основании следующих основных критериев:

— функционально-целевого назначения организации;

— полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций.

При отнесении к числу источников комплектования негосударственных организаций учитываются также их особая роль среди других подобных (однородных) организаций; масштаб деятельности; вид организации (ее организационно-правовая форма).

Определение физических лиц, архивные фонды которых могут быть приняты на хранение в архив, осуществляется на основании критериев:

— роль фондообразователя в развитии науки, культуры и других областей деятельности;

— роль фондообразователя в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;

— родственные, дружеские, творческие связи фондообразователя, место работы, занимаемая должность;

— типичность архивных документов для данного времени (документы «рядовых» граждан);

— состав и содержание собранных физическим лицом архивных документов.

6.1.3. Порядок составления и ведения списков источников комплектования архива

6.1.3.1. Комплектование архива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц — источников комплектования архива.

Списки составляются архивом на основе названных критериев (см. п. 6.1.2.2), а также примерных и отраслевых (ведомственных) списков, утвержденных Федеральной архивной службой России, в том числе совместно с министерствами и ведомствами.

6.1.3.2. Федеральная архивная служба России согласовывает примерные и отраслевые списки видов организаций, документы которых подлежат приему в архивы, а также списки юридических и физических лиц — источников комплектования федеральных архивов.

Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации согласовывают списки юридических и физических лиц — источников комплектования соответствующих архивов.

6.1.3.3. Архив составляет и ведет список организаций — источников комплектования (приложение N 48) и список физических лиц — источников комплектования архива документами личного происхождения. Список физических лиц — источников комплектования документами составляется по принятой в архиве форме, с обязательным указанием фамилии, имени, отчества, адреса места жительства физического лица, юридического обоснования возможности передачи его документов в архив.

В архиве, принимающем на хранение различные виды документации, кроме общего списка организаций — источников комплектования, ведутся самостоятельные списки организаций — источников комплектования научно-технической документацией, а также списки организаций — источников комплектования аудиовизуальными документами. В общем списке организаций — источников комплектования в соответствующей графе делается отметка о приеме этих видов документов. В списке источников комплектования специализированного архива документов по личному составу делаются отметки об организациях — источниках комплектования общего архива.

Архив может вести также список возможных источников комплектования. В него вносятся негосударственные организации и физические лица до заключения с ними соглашения (договора) о передаче документов на постоянное хранение в архив.

Списки источников комплектования архива после согласования с вышестоящим органом управления архивным делом утверждаются директором архива.

6.1.3.4. Составление и ведение списков источников комплектования архива осуществляется работниками архива.

Справки, экспертные заключения о включении или исключении юридических и физических лиц в число или из числа источников комплектования архива, а также о форме приема их документов на хранение или ее изменении составляются в трех экземплярах и представляются на рассмотрение вышестоящего органа управления архивным делом.

Решение о включении (исключении) организации в число (из числа) источников комплектования архива доводится до сведения ее руководства.

6.1.3.5. Уточнение списков источников комплектования архива проводится по мере необходимости. Основанием для уточнения списков являются решения органов управления архивным делом в случае передачи организации в число источников комплектования другого архива; создания, реорганизации, ликвидации организации; отказа негосударственных организаций и физических лиц от сотрудничества с архивом (расторжение договора). Пересмотр и переутверждение списков источников комплектования архива проводится только при внесении в список принципиальных изменений, но не реже одного раза в пять лет.

6.1.4. Учет организаций — источников комплектования, имеющих право депозитарного хранения архивных документов

Государственные организации — источники комплектования архива, имеющие право депозитарного хранения документов сверх установленного срока, учитываются в соответствии с порядком, устанавливаемым Федеральной архивной службой России. Эти организации включаются в список юридических лиц — источников комплектования архива, в графе «Примечание» которого делается соответствующая отметка.

Негосударственные организации, временно хранящие документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники — государственные организации, с соответствующими отметками в графе «Примечание».

6.1.5. Экспертиза ценности документов

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности.

Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

6.1.5.1. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся:

— функционально-целевое назначение организации (с учетом как ее особой роли так и типового характера);

— значение лица в жизни общества;

— время и место создания документа.

К критериям содержания относятся:

— значимость информации документа (уникальность и типичность);

— повторение информации документа в информации других документов;

К критериям внешних особенностей относятся:

— форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа;

— физическое состояние документа.

При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской Федерации учитывается также фактор полноты сохранности фонда.

6.1.5.2. Экспертиза ценности документов проводится:

— в делопроизводстве организации ;

— в архиве (архивной службе) организации 1;

Экспертиза ценности в архиве проводится: при поступлении документов в неупорядоченном состоянии; по фондам, содержащим значительное количество дублетных и малоценных документов; в процессе переработки описей; по заявлениям негосударственных юридических и физических лиц — собственников документов для отнесения их документов к составу Архивного фонда Российской Федерации, а также в случае их безвозвратного вывоза за рубеж; по решению суда.

6.1.5.3. Экспертиза ценности документов начинается с изучения истории организации (биографии физического лица) и архивного фонда, состава и содержания его документов. Для работы с документами объемных, сложных и нескольких однородных фондов могут составляться рабочие инструкции и примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих постоянному хранению.

Каждая единица хранения просматривается визуально и полистно; фонодокументы прослушиваются. Выделение к уничтожению документов с повторяющейся информацией проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на хранение. Кроме подлинников могут оставляться на хранение дублетные экземпляры особо ценных документов, а также варианты документов при наличии виз, резолюций, помет и правок текста.

Расшивка и переформирование дела осуществляется, как правило, при наличии в нем более половины документов временного хранения.

Документы, содержащие ординарную (повседневную), повторяющуюся информацию, однородного происхождения и формы, создающиеся в больших количествах (например, обращения граждан), могут быть приняты в архив выборочно. Предварительно составляется рабочая инструкция по проведению выборочного отбора, рассматриваемая на Экспертно-методической комиссии (ЭМК) архива. Вид выборки и ее представительность (репрезентативность) определяются в зависимости от вида документов, однородности содержащейся в них информации, количества документов. Применяются последовательно, как правило, несколько видов выборок, первой из которых должен быть целевой отбор, т.е. отбор документов по заранее определенному для данных документов признаку (например, среди обращений граждан выбираются предложения граждан и письма творческого характера).

Результаты работы по предварительному изучению всего массива документов, определению видов выборки, ее представительности, методике отбора отражаются в предисловии к соответствующей описи.

6.1.5.4. Документы, отложившиеся в период до 1922 года включительно, к уничтожению не выделяются. Личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве по 1945 год включительно, также уничтожению не подлежат.

Уничтожение документов, отложившихся в период с 1922 по 1945 год включительно, осуществляется в установленном порядке только с разрешения Федеральной архивной службы России.

6.1.5.5. При определении сроков хранения документов организаций используются типовые, примерные, ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения и перечни документов, подлежащих передаче на постоянное хранение.

Сроки хранения отдельных категорий документов, не вошедших в перечни, устанавливаются также в правовых и нормативных актах, согласованных с Федеральной архивной службой России или на основании специальных решений ЦЭПК при ней.

6.1.5.6. Экспертиза ценности документов осуществляется органами и учреждениями системы Федеральной архивной службы России в соответствии со следующими полномочиями:

Смотрите так же:  Транспортный налог рк расчет

— Федеральная архивная служба России определяет: принципы и критерии формирования Архивного фонда Российской Федерации, состав документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, сроки хранения документов; утверждает: типовые, примерные перечни документов со сроками хранения и подлежащих передаче в архивы, изменения и дополнения к ним; акты о выделении к уничтожению документов, образовавшихся по 1945 год включительно и находящихся на хранении во всех архивах; согласовывает: ведомственные перечни документов, изменения и дополнения к ним, примерные номенклатуры дел; решает спорные вопросы по отбору документов на хранение и уничтожение;

— органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации определяют состав документов, относящихся к Архивным фондам субъектов Российской Федерации и подлежащих хранению в архивах; утверждают: примерные перечни документов, подлежащих передаче в соответствующие архивы, изменения и дополнения к ним, описи дел, документов постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов из фондов архивов, описи дел, документов постоянного хранения, подлежащих приему в архивы, перечни копий (микрокопий) документов, подлежащих постоянному хранению на правах подлинников, листы учета и описания уникальных документов; согласовывают: описи дел по личному составу и долговременного хранения, акты о выделении к уничтожению документов из фондов соответствующих организаций, примерные номенклатуры дел и номенклатуры дел организаций — источников комплектования архивов; решают в пределах своей компетенции спорные вопросы по отбору документов на постоянное хранение;

— архив организует отбор и своевременную передачу в архив документов юридических и физических лиц — источников комплектования; рассматривает списки фондов, подлежащих экспертизе ценности; проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов; рассматривает с последующим представлением органу управления архивным делом составленные, переработанные описи на документы, хранящиеся в архиве, акты о выделении к уничтожению документов из фондов архива, описи дел постоянного и долговременного сроков хранения и акты о выделении к уничтожению документов, образовавшихся в деятельности самого архива.

Примечание: Архив, имеющий соответствующие полномочия, рассматривает и утверждает на ЭПК описи дел, документов постоянного хранения организаций, описи дел постоянного и долговременного сроков хранения, акты о выделении к уничтожению документов, образовавшихся в деятельности самого архива, составленные и переработанные описи на документы, хранящиеся в архиве, акты о выделении к уничтожению документов из фондов архива; согласовывает номенклатуры дел и описи дел по личному составу организаций, акты на уничтожение документов.

6.1.5.7. В результате экспертизы ценности документов архивом составляются: описи дел, документов постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 42). Акт и описи представляются на рассмотрение, согласование и утверждение в установленном порядке (см. п. 6.1.5.6).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный при описании документов, переработке описей, вступает в силу после утверждения описей дел, документов постоянного хранения и описей дел по личному составу.

Документы, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке (см. п. 5.5.2). Сдача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию документов осуществляется под контролем работника архива.

6.1.6. Формы приема документов от источников комплектования архива

Документы организаций — источников комплектования могут поступать на хранение в архив полностью и выборочно.

При полном приеме в архив поступают все ценные документы от каждой конкретной организации — источника комплектования полного приема.

При выборочном приеме в архив поступают:

а) все ценные документы от отдельных организаций определенного вида (группы) источников комплектования группового выборочного приема;

б) часть ценных архивных документов, из числа неповторяющихся в фондах других организаций, от конкретной организации — источника комплектования повидового выборочного приема.

Определение формы приема документов от организаций — источников комплектования осуществляется органами и учреждениями системы Федеральной архивной службы России и фиксируется в списках источников комплектования архива.

В случае нежелания негосударственной организации, отнесенной к числу источников комплектования полного приема или группового выборочного приема, передать на хранение все архивные документы, от нее может быть, в виде исключения, осуществлен повидовой выборочный прием.

6.1.7. Прием-передача документов в архив

6.1.7.1. Архив осуществляет прием документов в соответствии с планом-графиком, составленным с учетом установленных сроков передачи документов на постоянное хранение, согласованным с организациями — источниками комплектования.

Сроки приема документов от негосударственных организаций определяются в соглашении (договоре).

Документы организаций — источников комплектования принимаются в архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

При приеме документов проводится проверка физического, санитарно-гигиенического, технического состояния документов и страховых копий (см. п. 4.4.2.1-4.4.2.7).

Документы принимаются в архив по утвержденным ЭПК описям (документы по личному составу в случае досрочного приема — по согласованным описям), в исключительных случаях — по сдаточным описям. Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и прилагаемой к акту справке. Архив принимает меры по организации розыска не поступивших на постоянное хранение документов.

Утраченные подлинные документы могут быть заменены их копиями.

Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение N 40), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой — в организации — источнике комплектования. В архив с документами передаются три экземпляра описи.

При первом приеме документов от организации принимается также историческая справка о фондообразователе и фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре организации.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, выполняются за счет организаций, сдающих документы.

6.1.7.2. Архив принимает документы государственной части

Архивного фонда Российской Федерации по истечении следующих предельных сроков их хранения в архивах и архивных службах государственных органов и организаций:

— документы федеральных органов государственной власти, а также документы Генеральной прокуратуры Российской Федерации, органов государственной власти и прокуратур республик, отраслевых академий, государственных объединений, организаций федерального и республиканского подчинения — через 15 лет;

— документы органов государственной власти и прокуратур краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов, городов, районов, государственных организаций краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения — через 10 лет;

— записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела, похозяйственные книги — через 75 лет;

— документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) организаций смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеет преобладание доля государственной собственности — через 10 лет;

— научную, технологическую и патентную документацию — через 10 лет;

— конструкторскую документацию — через 15 лет;

— проектную документацию по капитальному строительству — через 25 лет;

— телеметрическую документацию — через 5 лет;

— аудиовизуальные документы — не позднее, чем через 3 года со времени изготовления;

— машиночитаемые (электронные) документы — через 5 лет.

В необходимых случаях эти сроки могут быть изменены органами и учреждениями системы Федеральной архивной службы России. Досрочный прием может быть осуществлен при угрозе утраты документов или ликвидации организации (смерти гражданина) при отсутствии правопреемника и вышестоящего органа. Продление сроков допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов организацией или отсутствия возможности (площади) у архива для приема документов.

6.1.7.3. Документы из муниципального архива принимаются в государственный архив на основании соглашения между соответствующим органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации и органом местного самоуправления. В соглашении оговариваются сроки временного хранения архивных документов в муниципальном архиве, порядок и условия их передачи на постоянное хранение в государственный архив.

Передача оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение N 40).

6.1.7.4. Передача документов из одного архива в другой осуществляется на основании решения Федеральной архивной службы России и/или органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в связи с уточнением профиля архива, а также по результатам экспертизы ценности документов по личному составу.

При передаче документов из одного архива в другой в связи с уточнением профиля архива составляется акт приема-передачи документов на хранение (приложение N 40) в двух экземплярах (для архива-сдатчика и архива-преемника).

При передаче всего фонда одновременно передаются три экземпляра описей и дело фонда.

Документы по личному составу, хранящиеся в специализированных архивах (хранилищах), отобранные на постоянное хранение по результатам экспертизы ценности, передаются, как правило, в общие архивы.

6.1.7.5. Документы негосударственных организаций принимаются на хранение в архив в соответствии с условиями соглашения (договора):

— на постоянное хранение с передачей права собственности государству;

— на временное (с указанием срока), в том числе депозитарное (без указания срока) хранение с сохранением права собственности за организацией.

Передача документов в собственность государства осуществляется, как правило, безвозмездно. Временное, в том числе депозитарное хранение осуществляется архивом, как правило, за плату.

Архив может принять решение: о приеме определенных архивных документов только от части негосударственных организаций; приеме только части архивных документов от отдельных организаций. Данные особенности приема оговариваются в соглашении (договоре), и в предисловии к соответствующей описи документов.

Прием документов на временное, в том числе депозитарное хранение оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение N 40); прием документов при условии их описания за счет собственника может проводиться по сдаточной описи поединично с составлением листов проверки наличия (приложение N 7).

6.1.7.6. Документы от физических лиц, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации, поступают в архив:

— по договору дарения;

— по договору купли-продажи;

— по решению суда об изъятии незаконно присвоенных документов, о признании документов безхозяйными или бесхозяйственно содержащимися.

На месте хранения документов личного происхождения производится их предварительный просмотр, в результате которого экспертом составляется заключение о ценности документов.

Работник архива или владелец документов составляет сдаточную опись. При заключении договора купли-продажи или изъятия документов по решению суда составляется проект оценочной описи с указанием денежной оценки документов. Прием документов личного происхождения в архив осуществляется на основании решения ЭПК по результатам рассмотрения сдаточной или оценочной описи и заключения эксперта и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения (приложение N 41).

Смотрите так же:  Коллективный договор газпром добычи надым

При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении архивом документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве, составляется акт возврата документов (приложение N 43) в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается владельцу.

6.1.7.7. При ликвидации организации — источника комплектования архива, не имеющей правопреемника, ее документы подлежат приему в архив. Документы государственной организации принимаются архивом в соответствии с требованиями настоящих Правил. Документы негосударственной организации принимаются в соответствии с условиями ее соглашения (договора) с архивом, заключенного ранее, или договора архива и ликвидационной комиссии.

При ликвидации негосударственной организации, с которой не был заключен договор, документы принимаются в установленном порядке в архив после проведения экспертизы их ценности.

Архив может за плату принять на временное хранение от ликвидируемой без правопреемника организации, отнесенной или не отнесенной к числу источников комплектования архива, документы с неистекшими сроками временного хранения и выделять их к уничтожению по достижении этих сроков.

От государственной организации прием документов с неистекшими сроками временного хранения производится в случае отказа от их временного хранения вышестоящей (по отношению к ликвидируемой) организации и только при наличии свободных помещений.

От негосударственной организации прием документов с неистекшими сроками временного хранения может быть осуществлен по договору архива с собственником, ликвидационной комиссией или с учредителями (участниками) ликвидируемой организации. Архив принимает на временное хранение от негосударственной организации документы с неистекшими сроками временного хранения по решению соответствующего органа исполнительной власти, на рассмотрение которого ликвидационной комиссией или архивом выносится вопрос об оплате хранения данных документов в случае отказа от их приема или отказа в оплате хранения учредителей (участников) ликвидируемой организации или иных организаций, ведающих вопросами движимого имущества организаций.

6.1.7.8. Документы по личному составу от действующей организации независимо от формы собственности могут быть приняты на временное хранение по договору за плату при наличии свободных площадей в архиве.

Документы по личному составу ликвидированной организации независимо от формы собственности при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации поступают на хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при их отсутствии — в общий архив.

6.1.7.9. Документы, созданные архивом в результате инициативного документирования событий современности или прошлого (анкеты, фотографии, записи воспоминаний, бесед, интервью и т.д.), внесенные в опись, вместе с заключением специалиста об их ценности рассматриваются экспертно — методической (экспертной) комиссией архива, ЭПК органа управления архивным делом. Прием документов оформляется актом (приложение N 40), который подписывается работниками архива, сдающими и принимающими документы и утверждается руководством архива. Документы на бумажной основе передаются на хранение вместе с сопроводительной документацией (анкетами, вопросниками, планами); аудиовизуальные документы — в необходимом комплекте и с соответствующей текстовой сопроводительной документацией.

6.1.7.10. Архив принимает на постоянное хранение аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы.

Машиночитаемые (электронные) документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих воспроизвести информацию.

Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте: кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) — негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект); фотодокументы — негатив, контрольный фотоотпечаток; фонодокументы и видеодокументы — оригинал и копия. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация: для кинодокументов — монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов; для фотодокументов — аннотация; для фонодокументов — сопроводительная документация; для видеодокументов — акт о техническом состоянии.

6.1.7.11. Прием секретных документов от источников комплектования архива осуществляется в соответствии с действующими правилами по акту и отдельным описям, имеющим соответствующие грифы («С», «СС», «ОВ»).

6.1.8. Комплектование архива документами по истории России, находящимися за рубежом

6.1.8.1. Комплектование архива документами российского происхождения, находящимися по различным причинам за пределами Российской Федерации, и/или документами зарубежного происхождения, имеющими значение для России, заключается в:

— выявлении архивных и опубликованных сведений об этих документах за рубежом;

— выявлении государственных, общественных, иных организаций, частных лиц, располагающих документами российского происхождения и по истории России;

— установлении контактов с заинтересованными министерствами и ведомствами и их органами на местах, фондами, общественными организациями по связям с зарубежными странами и соотечественниками за рубежом и их отделениями на местах, музеями, в том числе краеведческими средствами массовой информации, а также представителями научной общественности;

— подготовке библиографии справочников и других изданий о зарубежных государственных и негосударственных архивах, хранящих документы российского происхождения и по истории России;

— составлении перечней фондов, коллекций, собраний и отдельных документов профиля архива по странам, архивохранилищам, владельцам;

— изучении обстоятельств попадания за рубеж документов российского происхождения;

— выявлении сведений о документах российского происхождения, профиля архива, возвращенных в Россию в виде подлинников, а также документов по истории России, полученных в виде копий;

— своевременном информировании вышестоящего органа управления архивным делом о выявлении документов российского происхождения с обоснованными предложениями о необходимости их получения в виде подлинников или копий;

— осуществлении оперативного взаимного информирования о местонахождении профильных архивам документов;

— осуществлении работы по эквивалентному обмену копиями документов в соответствии с соглашениями Федеральной архивной службы России, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации с архивными службами и учреждениями зарубежных стран;

— приеме подлинных документов или их копий на постоянное хранение.

6.1.8.2. Федеральная архивная служба России и органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации осуществляют координацию работы архивов, согласовывают с заинтересованными учреждениями науки и культуры, общественными объединениями и фондами вопросы выявления документов российского происхождения, их возвращения в Россию в виде подлинников и копий.

6.1.8.3. Прием полученных из-за рубежа документов в архив осуществляется в соответствии с соглашением (договором) между владельцем документов и архивом о продаже, дарении подлинных документов или их копий, обмене копиями документов. Заключение договора осуществляется с учетом законодательства соответствующей страны. В договоре могут оговариваться особые условия использования передаваемых документов.

6.1.8.4. Документы, поступившие из-за рубежа в виде подлинников или копий на правах подлинников, принятые на постоянное хранение в архив, независимо от их происхождения включаются в государственную часть Архивного фонда Российской Федерации и подлежат государственному учету.

Комплектование архива и экспертиза ценности документов

Понятие и содержания процедуры комплектования как систематического пополнения архива документами в соответствии с его профилем. Источники комплектования и система управления архивом. Проведение экспертизы ценности документов на основе научных критериев.

Подобные документы

Список организаций — возможных источников комплектования российского государственного архива кинофотодокументов. Критерии экспертизы ценности документов. Отбор на хранение особо ценных документов. История разработки методических пособий по экспертизе.

дипломная работа, добавлен 09.09.2017

Документ как источник информации. Понятие «экспертизы ценности документов». Этапы и порядок ее проведения. Источники комплектования государственных архивов. Архивы коммерческих организаций. Федеральные законы и государственные стандарты в данной сфере.

курсовая работа, добавлен 18.02.2010

Изучение порядка работы экспертных комиссий и процедуры оформления дел по экспертизе ценности документов. Проведение экспертизы ценности документов, определение сроков хранения документов и их разделение на группы постоянного и временного хранения.

контрольная работа, добавлен 22.04.2011

Цель, задачи и принципы экспертизы ценности документов как отбора документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Организация определения ценности документов в ЗАО «Строительная Компания «Дружба».

курсовая работа, добавлен 07.10.2013

Понятие и назначение экспертизы ценности документов в делопроизводстве, организация и порядок ее проведения. Подготовка документов к последующему хранению и использованию. Нормативно-методическая база экспертизы ценности документов на современном этапе.

реферат, добавлен 03.03.2012

Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве. Основные принципы и критерии ценности документов. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов, ее проблемы и пути их решения.

курсовая работа, добавлен 28.09.2009

Система документационного обеспечения на предприятии. Экспертиза ценности электронных документов: теоретические аспекты. Оформление результатов работы экспертной комиссии. Организация, порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

курсовая работа, добавлен 22.03.2017

Нормативное регулирование порядка экспертизы ценности бухгалтерских документов. Критерии оценки ценности документов на основании принципов историзма, системности и целостности. Организация и порядок проведения работ по экспертизе ценности документов.

курсовая работа, добавлен 25.02.2013

Комплектование архива и экспертиза ценности документов. Информатизация архивного дела. Научно-справочный аппарат к делам архивного фонда. Система каталогов в архиве. Описание документной информации на каталожных карточках, особенности их систематизации.

отчет по практике, добавлен 26.05.2016

Проблемы в области учета и сохранности документов в архиве. Виды информационных технологий. Основные аспекты применения информационных технологий при учете документов. Источники и критерии комплектования архива. Особенности автоматизированного учета.

Комплектование и экспертиза ценности документов

Комплектование архива, согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством.

Комплектование архивов осуществляется на основании Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации». Комплектование архивов организаций, осуществляющих временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи их на постоянное хранение, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, проводится на основании «Основных правил работы архивов организаций».

Комплектование архива организации – это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.

Комплектование архива включает:

1) определение источников комплектования архива;

2) определение состава документов, подлежащих приему в архив;

3) организацию передачи документов в архив.

Основные источники комплектования архива организации:

1) структурные подразделения организации;

2) подведомственные организации;

3) физические лица.

Архив организации комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Смотрите так же:  Приватизация земельного участка долевую собственность

Документы личного происхождения в архив организации передаются на временное хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение.

В архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций

«Основные правила работы архивов организаций» в разделе 3.4 содержат общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел. Номенклатура дел согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Ответственность за составление номенклатуры возлагается на службу документационного обеспечения управления организации. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше
10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Архивы организаций передают на постоянное хранение документы в государственный или муниципальный архив, для которого данная организация – фондообразователь является источником комплектования.

Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

В табл. 3.4 представлены сроки временного хранения архивных
документов в организациях.

Сроки временного хранения архивных документов в организациях

Для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов «Закон об архивном деле в РФ» устанавливает сроки временного хранения документов до их передачи на постоянное хранение, представленные в табл. 3.5.

Сроки временного хранения документов до их передачи
на постоянное хранение

Комплектование государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек, организаций Российской академии наук (архив РАН, научные архивы региональных отделений и научных центров РАН, научно-отраслевые и мемориальные архивы РАН, осуществляющие постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации), осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение других архивных документов, принятых от ликвидированных органов государственной власти, иных
государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, проводится на основании «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Россий-ской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (далее Правила 2007 г.).

Согласно Правилам 2007 г., систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации (комплектование архива), включает:

1) определение источников комплектования архива;

2) определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив;

3) прием-передачу архивных документов в архив.

Источниками комплектования, согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», являются юридические или физические лица, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. В соответствии с Правилами 2007 г. государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке.

Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации. Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора. Негосударственные организации, временно хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации или муниципальной собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники – государственные и муниципальные организации (табл. 3.6).

Критерии отнесения к источникам комплектования архива

Список граждан (собственников или владельцев архивных документов) – источников комплектования – ведется по принятой в архиве форме, с обязательным указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности передачи их архивных документов в архив.

Архив принимает участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования архива, организуемых специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела.

Архив осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников его комплектования в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении. В этих целях архив оказывает указанным службам методическую и практическую помощь.

Не каждый документ, даже «важный», входит в состав Архивного фонда РФ. Документами Архивного фонда признаются только те, которые прошли экспертизу ценности документов, поставлены на государственный учет и подлежат постоянному хранению.

Включению документов в состав фонда должна предшествовать экспертиза их ценности. Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Согласно параграфу 2.1.1 «Основных правил работы архивов организаций» – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

· в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

· в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Для того чтобы организовать работу по экспертизе ценности документов, в учреждении должна быть создана экспертная комиссия (ЭК).

В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих под-ведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

· организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

· рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

· подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

· участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Архив организации проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов осуществляется ЭПК федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их компетенции.

Экспертиза ценности документов проводится уполномоченным органом исполнительной власти субъекта России в области архивного дела (государственным или муниципальным архивом) совместно с юридическим (физическим) лицом — собственником (владельцем) архивных документов.

Соответствующей экспертизе подлежат все документы вне зависимости от вида носителя и принадлежности (формы собственности). До проведения в установленном порядке соответствующей экспертизы уничтожение документов запрещается (ст. 6 Федерального Закона).

Основанием для включения тех или иных документов в состав фонда являются соответствующие решения экспертно-проверочных комиссий федеральных государственных архивов (уполномоченных органов исполнительной власти субъектов России в области архивного дела), принятые ими в пределах своей компетенции. При этом включение в состав фонда документов, находящихся в частной собственности, осуществляется на основании экспертизы ценности документов с оформлением соответствующего договора между их собственником (владельцем) и государственным (муниципальным) архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа, музеем, библиотекой, организацией Российской академии наук). Владелец архивных документов – государственный орган, орган местного самоуправления, юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором,

Правила 2007 г. устанавливают критерии экспертизы ценности документов:

1) критерии происхождения документов (функционально-целевое назначение источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера, время и место создания документа и т.п.);

2) критерии содержания документов (значимость информации, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость, вид документа, его подлинность);

3) критерии внешних особенностей документов (форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа).

Согласно Правилам 2007 г., экспертиза ценности документов в архиве проводится:

· по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций;

· при поступлении в архив в исключительных случаях документов в неупорядоченном состоянии;

· в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.

Подлежащие уничтожению архивные документы передаются на переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке.

Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 был утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее Перечень 2010 г.).

Перечень 2010 г. является основным документом для проведения экспертизы ценности документов, независимо от формы и вида носителя информации, формирования документов в делопроизводстве, составления номенклатуры дел и подготовки дел для дальнейшего архивного хранения.

Дата добавления: 2014-11-12 ; просмотров: 1635 . Нарушение авторских прав