Как составить приказ на выдачу подотчетных сумм

Образец новых приказов на подотчет

Все организации, в соответствии с ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязаны организовать внутренний контроль за осуществлением хозяйственных операций. В полной мере это относится и к выдаче денежных средств так называемым подотчетникам. В компании должно быть четкое понимание, кому, на каком основании, на какой срок выдавать деньги, когда должны отчитаться работники. Наладить или укрепить финансовую дисциплину в работе с подотчетниками вам поможет предлагаемый в статье образец приказа на подотчетные суммы (будут даны 2 варианта документа).

Общий приказ о назначении подотчетных лиц

Отметим, что с 19 августа 2018 года получить деньги работники могут не только на основании заявления, но и на основании распорядительного документа организации (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Если в компании деньги выдаются периодически одним и тем же сотрудникам, эти операции следует упорядочить, установив перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства на постоянной основе. Можно установить лимиты по суммам и срокам предоставления авансов. Чтобы не издавать отдельный приказ о сроках отчета по подотчетным суммам, можете этот важный момент тоже отобразить в едином документе.

Образец приказа о подотчетных лицах, 2018

Преимущества такого способа регулирования кассовой дисциплины очевидны:

  • бухгалтерия «в курсе», кому и сколько можно выдать денег;
  • работники заранее планируют свои расходы;
  • работники (в отличие от бухгалтера, не всегда осведомленные о сроках отчета по авансу) под подпись ознакомлены со сроками предоставления авансового отчета;
  • оптимизируется документооборот: не нужно писать заявление на каждый аванс.

Если в вашей фирме деньги из кассы выдаются эпизодически или понадобилось выдать средства сотруднику, не указанному в общем документе, то вам больше подойдет распоряжение на выдачу сумм для разового случая.

Образец распоряжения о разовой выдаче денежных средств из кассы

Напомним, что для разового получения сотрудником денег подойдет и заявление работника, как это было до 19 августа 2018 года. Но приведенный нами пример позволит вам более детально урегулировать срок предоставления авансового отчета, назначить ответственного (бухгалтера), контролирующего отчетность по выданным авансам. Да и сам факт издания распоряжения руководства и ознакомления с ним создаст у работника более значительное чувство ответственности, чем его заявление.

Выдача денежных средств в подотчет

Приказ о выдаче денежных средств в подотчет (образец)

О том, кто такие подотчетные лица, а также об особенностях синтетического и аналитического учета расчетов с ними мы рассказывали в нашей консультации. В этом материале напомним о порядке документального оформления выдачи денежных средств под отчет и изменениях, произошедших в этом порядке в 2017 году.

Основание выдачи денег под отчет

Для того, чтобы выдать денежные средства под отчет, у организации должен быть один из следующих документов (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У в ред., действ. с 19.08.2017):

  • распорядительный документ юрлица;
  • письменное заявление подотчетника.

Напомним, что до 19.08.2017 письменное заявление подотчетного лица было обязательным (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У в ред., действ. до 19.08.2017). Теперь же организация сама решает, как обосновать выдачу наличных. Составить распорядительный документ (например, приказ) или получить от лица заявление о выдаче денежных средств в подотчет (об образце его расскажем ниже).

В таком заявлении, составленном в произвольной форме, должна быть информация о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются. На заявлении должны стоять подпись руководителя и дата. Аналогичные сведения, а также Ф.И.О. подотчетника, регистрационный номер должны содержаться в распорядительном документе (Письмо ЦБР от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642 ).

Если организация решит использовать заявку на выдачу денежных средств под отчет, образец ее можно посмотреть здесь.

В том случае, если организация для выдачи денег под отчет будет составлять приказ, оформить его можно так:

Приказ о выдаче денежных средств в подотчет: образец

Общество с ограниченной ответственностью «Светотехника»
109544, г. Москва, б-р Энтузиастов, д.11
ИНН 7705217099 / КПП 770501001

ПРИКАЗ № 37к
О выдаче денежных средств под отчет

г. Москва 13.09.2017

В целях осуществления расходов работниками ООО «Светотехника»

1. Выдать под отчет менеджеру Гаврикову С.П. наличные денежные средства из кассы в размере 35 000 рублей на командировочные расходы;
2. Установить срок, на который выданы денежные средства, — до 29.09.2017 включительно.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возлагается на главного бухгалтера Маслову С.П.

Генеральный директор Логинов В.И.

С приказом ознакомлен: __________ /Гавриков С.П./

Кстати, в приказе можно указать сразу несколько подотчетников (Письмо ЦБ РФ от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ/24158). Но поскольку на каждую выдачу денег под отчет должен быть оформлен отдельный РКО, информация о выдаваемых суммах прописывается в приказе детализировано. А именно, в отношении каждого из подотчетных лиц нужно указать:
— Ф.И.О;
— сумму, выдаваемую под отчет;
— срок, на который выданы деньги.

Обращаем внимание, что если денежные средства под отчет выдаются в безналичной форме (к примеру, путем зачисления на зарплатную карту работника), обязательное оформление именно заявления или приказа на выдачу не требуется. Обосновать выдачу денежных средств в этом случае организация может любым иным предусмотренным ею способом (к примеру, служебной запиской).

Оформление факта выдачи наличных

Наличные денежные средства выдаются под отчет по расходному кассовому ордеру (п. 6 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У ). При этом организация в обязательном порядке должна применять унифицированную форму № КО-2, которая утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88 (Информация Минфина № ПЗ-10/2012 ).

Получение авансового отчета

Подотчетник, который получил наличные, обязан предоставить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с подтверждающими документами в течение 3-х рабочих дней (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У ):

  • или со дня истечения срока, на который были выданы наличные деньги;
  • или со дня выхода на работу.

Работник, получивший деньги на командировочные расходы, представляет авансовый отчет в течение 3-х рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Выдача денег подотчетникам-должникам

В Порядок выдачи денежных средств в подотчет в 2017 году внесены изменения, касающиеся выдачи наличных денег лицам, которые полностью не отчитались за полученные ранее средства. Раньше выдавать деньги должникам по подотчетным суммам было запрещено. Теперь же такое требование исключено (п. 1.3 Указания ЦБР от 19.06.2017 № 4416-У ). Это значит, что даже если у подотчетного лица есть средства, за которые он еще не отчитался, ему могут быть выданы новые подотчетные суммы.

Сотовая связь для сотрудников: ничего личного

Из статьи Вы узнаете:

1. Чем подтвердить обоснованность расходов на сотовую связь.

2. Как оформить использование сотрудниками личных телефонов и сим-карт в служебных целях.

3. В каком порядке отражаются расходы на сотовую связь в бухгалтерском и налоговом учете.

Расходы на услуги связи – один из тех видов расходов, которые есть практически у любой организации и ИП. Причем все большую долю в этих расходах занимают услуги сотовой связи. И это неудивительно, ведь сотовая, или мобильная, связь позволяет намного оперативнее решать рабочие вопросы, а для некоторых работников использование стационарного телефона просто невозможно. Так, например, без мобильных телефонов при осуществлении трудовой деятельности не обойтись сотрудникам с разъездным характером работы, а также работа которых связана с частыми командировками. Поэтому перед работодателями встает необходимость обеспечить своих сотрудников сотовой связью, и сделать это так, чтобы учесть интересы работников и свои собственные и при этом избежать претензии налоговых органов. О том, как это сделать – читайте в статье.

Обеспечение сотрудников сотовой связью возможно в двух вариантах:

  • Корпоративная сотовая связь: договор с сотовым оператором заключает работодатель, а сотрудникам выдаются в пользование сим-карты, принадлежащие работодателю.
  • Компенсация расходов сотрудников на сотовую связь: каждый работник заключает договор с сотовым оператором от своего имени и использует личную сим-карту для служебных звонков.

Выбранный способ (или их сочетание), а также все существенные условия использования работниками сотовой связи в служебных целях, необходимо закрепить в локальном нормативном акте. Таким документом может быть, например, Положение об обеспечении сотрудников сотовой связью.

В налоговом учете расходы на услуги сотовой связи, в том числе и на выплату работникам компенсации расходов на сотовую связь, принимаются как для расчета налога на прибыль (пп. 25 п. 1 ст. 264), так и при УСН (пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). По общему правилу расходы на сотовую связь должны быть экономически обоснованы и подтверждены документально. При этом порядок документального подтверждения таких расходов напрямую зависит способа обеспечения сотрудников сотовой связью.

Корпоративная сотовая связь

Для подтверждения расходов на корпоративную сотовую связь потребуются следующие документы (Письмо Минфина от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378):

  • договор с оператором сотовой связи;
  • счет за оказанные услуги;
  • утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, использующих сотовую связь для выполнения трудовых обязанностей. Указанный перечень должностей может быть закреплен в отдельном приказе или прописан в Положении об обеспечении сотрудников сотовой связью.

В отдельных случаях требуются также:

  • счет-фактура – для налогоплательщиков НДС с целью принятия к вычету «входного» НДС (п. 1 ст. 172 НК РФ);
  • документ, подтверждающий оплату услуг оператора сотовой связи – для организаций, применяющих УСН (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Смотрите так же:  Ходатайство об изменении статуса третьего лица

Помимо перечисленных документов налоговые инспекторы нередко запрашивают дополнительные документы, подтверждающие экономическую обоснованность расходов на услуги сотовой связи:

  • должностные инструкции сотрудников, пользующихся сотовой связью, как подтверждение того, что использование сотовой связи необходимо для выполнения ими трудовых обязанностей;
  • трудовые договоры (коллективный договор) с сотрудниками, в которых прописаны условия обеспечения сотовой связью или дается ссылка на соответствующий локальный акт (Положении об обеспечении сотрудников сотовой связью);
  • детализации счетов за услуги связи, в которых указаны телефонные номера всех абонентов, с которыми велись переговоры, как подтверждение того, что переговоры носили рабочий, а не личный характер.

Что касается детализации счетов за услуги сотовой связи, обязательность такого документа неоднозначна. Минфин в некоторых письмах указывает, что детализация обязательна (Письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2, от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350, от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15). Однако суды в большинстве случаев не рассматривают отсутствие детализации как основание для непринятия расходов на сотовую связь к налоговому учету (Постановления ФАС МО от 22.06.2010 № КА-А40/6056-10, от 29.01.2010 № КА-А40/14759-09-2, ФАС ПО от 23.05.2008 по делу № А55-10554/07). В основном суды ссылаются на то, что НК РФ не содержит требования об обязательном подтверждении расходов на связь детализированным счетом. Кроме того, детализация содержит только телефонные номера, однако, не раскрывает характер и содержание разговора (служебный или личный).

! Обратите внимание: Если Вы решили «подстраховаться» и подтверждать обоснованность расходов на услуги сотовой связи детализацией счетов, необходимо иметь в виду, что если детализация есть, она непременно станет предметом проверки налоговиков. Поэтому детализацию нужно не просто приложить к счету, а фактически проверить и отсечь все личные разговоры (то есть плату за них включать в налоговые расходы нельзя). Тот факт, что детализация проверена, целесообразно отразить, например, проставлением отметки на самом документе с указанием даты и подписи ответственного лица.

Учет телефонов и сим-карт

При «корпоративном» варианте обеспечения сотрудников сотовой связью сим-карты с «привязанными» к ним номерами телефонов принадлежат работодателю и выдаются работникам в пользование. Однако, сим-карты сами по себе, как известно, не работают: нужны телефоны (или другие устройства). И здесь, как правило, применяется один из двух вариантов:

  • телефоны закупает работодатель и выдает работникам в пользование;
  • работники используют личные телефоны. В этом случае работникам может выплачиваться компенсация за использование личного имущества в служебных целях, либо арендная плата.

Нередко встречается и третий вариант: у организации нет собственных сотовых телефонов, а использование личных телефонов сотрудников никак не оформлено. При этом расходы на сотовую связь регулярно учитываются на основании счетов, выставленных оператором. В этом случае правомерность принятия расходов на сотовую связь, скорее всего, налоговые инспекторы поставят под сомнение. Однако у налогоплательщиков есть шансы доказать свою позицию. Во-первых, НК РФ не содержит требования об обязательном наличии телефонов для признания расходов на связь (25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Во-вторых, суды не раз вставали на сторону налогоплательщиков, подтверждая правомерность принятия к налоговому учету расходов на сотовую связь даже при отсутствии телефонов (Постановление ФАС СЗО от 24.04.2007 по делу № А56-33529/2006; Постановление ФАС МО от 21.07.2005 № КА-А41/6715-05). И все-таки, чтобы не давать налоговикам лишний повод для претензий, имеет смысл позаботиться о документальном оформлении использования сотрудниками сотовых телефонов.

Что касается сим-карт, то стоимость их приобретения может отражаться:

  • в составе материальных расходов (пп. 3 п. 1, п. 2 ст. 254, пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Если плата при подключении больше, чем сумма, зачисленная на счет в качестве авансового платежа, то разница будет составлять стоимость сим-карты;
  • если вся сумма, уплаченная при подключении, зачисляется на счет, то стоимость сим-карты равна нулю, а уплаченная сумма учитывается как аванс за услуги связи.

Так как сим-карты являются собственностью работодателя и передаются сотрудникам во временное пользования, целесообразно вести забалансовый учет сим-карт с аналитикой по телефонным номерам и сотрудникам.

! Обратите внимание: Передача сим-карты (и телефона) работнику должна быть документально оформлена. С этой целью можно использовать установленный в организации порядок документального оформления движения МПЗ, либо разработать и утвердить специальные формы первичных документов, например, журнал выдачи сотрудникам телефонов и сим-карт. Документальное оформление передачи сим-карт сотрудникам служит доказательством того, что конкретный сотрудник использует конкретный телефонный номер, и в случае установления лимитов расходов на сотовую связь, это будет являться основанием для взыскания с сотрудника суммы превышения лимита.

Установление лимитов расходов на сотовую связь

В случае предоставления сотрудникам корпоративной сотовой связи у организации нет возможности выборочно оплачивать оператору стоимость услуг: оплатить придется всю сумму, указанную в счете, на которую «наговорили» сотрудники. Поэтому, чтобы не переплачивать за личные разговоры работников, чаще всего им устанавливаются лимиты расходов на сотовую связь или используется безлимитный тариф.

  • Безлимитный тариф

У безлиминтого тарифа есть весомое преимущество: не нужно контролировать сумму расходов сотрудников, поскольку плата за услуги связи фиксированная и не зависит от количества и продолжительности звонков (абонентская плата). Кроме того, как разъяснил Минфин, оплата услуг сотовой связи по безлиминтому тарифу не препятствует их учету для целей налогообложения (Письмо Минфина РФ от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378).

Однако в некоторых случаях организациям выгоднее использовать тариф с повременной оплатой, а это, в свою очередь предполагает установление лимитов расходов на сотовую связь для сотрудников. Если такие лимиты не установить, вся выгода от использования повременного тарифа может быть перечеркнута большим количеством «лишних» звонков и, как следствие, «лишних» расходов.

  • Установление лимитов

Факт установления лимитов расходов на сотовую связь для сотрудников, а также суммы этих лимитов необходимо закрепить в отдельном приказе руководителя или в Положении об обеспечении работников сотовой связью и ознакомить с ними работников, использующих корпоративную сотовую связь.

Несмотря на то, что установление лимитов – прежде всего внутренняя мера, направленная на дисциплинирование работников, следует иметь в виду, что для проверяющих наличие лимитов означает только одно: расходы на сотовую связь, превышающие эти лимиты, являются для организации экономически необоснованными, и, соответственно, не принимаются для целей налогового учета.

Разумеется, лимиты расходов на связь, установленные работникам, должны быть максимально близки к фактическим затратам. Но даже это не гарантирует, что лимиты не будут превышены. В случае превышения работником установленного ему лимита расходов на сотовую связь возможны следующие варианты действий:

  1. Превышение лимита вызвано служебной необходимостью (например, использование сотовой связи в загранкомандировке и т.д.).

В этом случае имеет смысл произвести единоразовое повышение лимита расходов на сотовую связь для конкретного работника. Повышение лимита необходимо задокументировать, оформив соответствующим приказом руководителя (основанием может служить заявление или служебная записка работника с указанием причин перерасхода, а также детализация счета за услуги связи, подтверждающая рабочий характер звонков).

  1. Превышение лимита не связано с выполнением трудовых обязанностей (свершение личных звонков с рабочего номера и т.д.).

Тот факт, что сверхлимитные расходы на сотовую связь действительно носят личный характер, а не служебный, может подтверждаться детализацией счета. При этом сумма превышения лимита:

  • может быть внесена работником в добровольном порядке или взыскана с работника в порядке возмещения материального ущерба, нанесенного работодателю (гл. 39 ТК РФ). При таком варианте сумма превышения лимита:
    • не является доходом работника, облагаемым НДФЛ;
    • не облагается страховыми взносами;
    • учитывается в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником. При этом сумма возмещения, внесенная работником (или взысканная с него), будет учитываться для целей налогообложения в доходах (Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).

! Обратите внимание: работодатель не вправе по своей инициативе производить удержание суммы превышения лимита расходов на сотовую связь из заработной платы работника.

  • может быть «прощена» работнику. Сумма превышения лимита, которая не возмещается работником и не взыскивается с него, то есть оплачивается за счет средств работодателя:
    • признается доходом работника в натуральной форме и подлежит обложению НДФЛ (п. 1 ст. 2010, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ);
    • облагается страховыми взносами (п. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ);
    • не учитывается в расходах для целей налогообложения (Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).

Компенсация расходов на сотовую связь

Как говорилось в начале статьи, обеспечение работников сотовой связью может быть организовано в виде выплаты компенсации расходов на сотовую связь. Как правило, при таком варианте компенсация включает в себя и плату за использование личных сотовых телефонов сотрудников в служебных целях, и возмещение расходов за услуги связи.

Порядок оформления и налогообложения компенсации за использование личных сотовых телефонов в целом аналогичен порядку, применяемому к любому другому личному имуществу сотрудников, например, автомобилям. Подробнее об этом Вы можете прочитать в статьях: «Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику» и «Компенсация за использование личного автомобиля: страховые взносы, налогообложение, учет».

Для подтверждения обоснованности компенсации расходов на сотовую связь, потребуются следующие документы (Письма Минфина от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3)):

  • утвержденный руководителем перечень должностей работников, использующих сотовую связь для выполнения трудовых обязанностей;
  • должностная инструкция работника;
  • трудовой договор или другое письменное соглашение между работодателем и работником, в котором установлен размер и порядок выплаты компенсации;
  • копия договора работника с оператором сотовой связи;
  • копия счета за услуги связи, а также детализация счета, как подтверждение «рабочего» характера звонков.

Компенсация расходов на сотовую связь обычно устанавливается:

  • в твердой сумме – в части компенсации за использование личного сотового телефона;
  • в сумме фактических расходов или в пределах установленного лимита – в части возмещения расходов на услуги сотовой связи.

Подтвержденная документально сумма компенсации расходов сотрудников на сотовую связь:

  • не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, Письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-04-06/22274);
  • принимается для целей налогообложения прибыли и при УСН, как расходы на оплату услуг связи (пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Смотрите так же:  Налог на прибыль авансы выданные

Корпоративная сотовая связь: документы — приказ и договор

Приказ № __ от г.Йошкар-Ола

В связи с производственной необходимостью П Р И К А З Ы В А Ю:

1. Предоставить право пользования услугами сотовой связи для ведения служебных телефонных переговоров в рамках исполнения своих служебных обязанностей следующим сотрудникам предприятия:
— директору предприятия
— начальнику производства
— начальнику КТО
— начальнику отдела маркетинга
— сотрудникам отдела маркетинга
2. Для осуществления предоставленных прав пользования услугами сотовой связи для ведения служебных телефонных переговоров сотрудникам, перечисленным в пункте 1 настоящего приказа, выдается во временное пользование SIM-карта, выданная ОПЕРАТОРОМ по договору № GV03/06738 от 23.05.2003г. После завершения служебных телефонных переговоров сотрудники обязаны сдать SIM-карту директору.
3. SIM-карта, выданная ОПЕРАТОРОМ по договору № GV03/06738 от 23.05.2003г. постоянно хранится у директора и выдается сотрудникам по мере необходимости только для ведения служебных телефонных переговоров.
4. Оплата услуг сотовой связи производится предприятием перечислением денежных средств на счет ОПЕРАТОРА на основании договора № GV03/06738 от 23.05.2003г.
Мы пользуемся таким приказом. При выездной проверке вопросов не было. А сдал он директору сим-карту или нет проверить не возможно. И какие разговоры личные а какие нет тоже

Ольга, посмотрите вот эти статьи

К первой прикреплены образцы необходимых документов.

Как документально оформить затраты на мобильную связь?

Для работников может быть установлен лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению организации работником за счет собственных средств.
В этом случае сумма превышения работником установленного лимита учитывается в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат (Письмо Минфина от 19.01.2009 № 03-03-07/2)

Для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения, необходимо иметь
и утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
и договор с оператором на оказание услуг связи; счета оператора связи (это у Вас есть)

г. N «____» _____20_ г.

Об использовании мобильного телефона
в ООО «Х»

В связи с разъездным характером работы и необходимостью поддержания связи для оперативного решения производственных вопросов ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Приобрести сотруднику________________ мобильный телефон для использования в служебных целях.
2.Установить лимит оплаты предприятием телефонных разговоров по мобильному телефону сотруднику_____ в размере ____рублей в месяц (включая НДС).
3. Сверхлимитные расходы вычитаются из заработной платы сотрудника____________., за исключением случаев превышения лимита, вызванного производственной необходимостью.

Директор
ООО «Х» ______________

А вообще отнесение сотовых затрат спорный вопрос. Очень спорный.

Налоговые последствия использования мобильной связи

Материал из CustisWiki

Ни для кого не секрет, что в условиях современной стремительной жизни рабочий темп компаний значительно вырос за последние десять-двадцать лет. Рынок диктует свои правила производителям товаров, работ, услуг. Тот результат, который вчера немыслимо было получить за неделю, сегодня необходимо обеспечить за один день. И, несомненно, современные технологии сыграли значительную, если не решающую, роль в ускорении нашей жизни.

Попробуйте представить в современной компании секретаря за печатной машинкой, бухгалтера, который считает прибыль на счетах, курьера, которых пешком несет письмо контрагенту вместо того, чтобы воспользоваться транспортом. Сомнительно, не правда ли? Примерно также странно сегодня выглядит работник, который не использует телекоммуникационные достижения науки в целях повышения скорости и качества своего труда. И логично предположить, что если такие телекоммуникационные блага, как мобильная связь, Интернет, активно используются большинством работников, то работодатель в целях повышения эффективности своего бизнеса обязан обеспечить ими своих сотрудников, как он обеспечивает их иными средствами производства.

Однако возможны ситуации, когда работодатель отказывается обеспечивать работнику мобильную связь и Интернет вне офиса поскольку опасается налоговых органов, которые могут признать такие затраты компании экономически необоснованными. Также легко представить себе ситуации, когда работодатель приобретает работнику мобильный телефон, а потом не знает, что же делать с такими расходами. В настоящей статье мы поможем разобраться во всех тонкостях оформления операций по обеспечению работников связью и покажем, как это сделать проще и правильнее всего.

Обеспечение работника мобильной связью

Итак, если вы решили предоставить своему работнику возможность разговаривать по мобильному телефону за счет компании, первое, что вам следует сделать, — разобраться с налогами, которые могут возникнуть или не возникнуть в результате ваших действий. В данном случае нас, конечно, интересует налог на прибыль, налог на доходы физических лиц, взносы в ПФР, ФСС РФ, ФОМС РФ и НДС.

Далее надо определиться с самой схемой оформления расходов. Мобильная связь может быть обеспечена работнику двумя способами:

  • путем предоставления служебного телефона (SIM-карты), оформленного на компанию;
  • путем предоставления компенсации за разговоры по личному телефону.

И тот, и другой способы имеют свои плюсы и минусы. Рассмотрим детально каждый из этих способов и опишем алгоритм действий в обоих случаях.

Предоставление служебного телефона работнику

Указанный способ оплаты мобильной связи является наиболее дешевым и удобным для работодателя, так как позволяет организации максимально сэкономить денежные средства, уплачиваемые в виде налогов. В настоящей статье мы будем отталкиваться от конкретных налогов и описывать, как получить максимальную выгоду по каждому из налогов.

Налог на прибыль

Для начала определим, что надлежащее оформление расходов в целях налога на прибыль интересно только при условии применения налогоплательщиками общей системы налогообложения и упрощенной системы налогообложения по схеме «доход минус расход». В данной статье мы будем вести разговор о порядке оформления расходов согласно правилам главы 25 Налогового кодекса РФ (далее — НК РФ), поскольку правила признания расходов для «упрощенцев» аналогичны правилам, предусмотренным главой 25 НК РФ.

Согласно пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам «…налогоплательщик может отнести расходы на телефонные услуги, расходы на оплату услуг связи , а также информационных систем (СВИФТ, информационно-телекоммуникационная сеть Интернет и иные аналогичные системы)».

При этом согласно ст. 252 НК РФ расходы, произведенные налогоплательщиком, могут быть приняты к учету только при соответствии их двум критериям:

  • расходы являются обоснованными (то есть экономически оправданными затратами, оценка которых выражена в денежной форме), при этом расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;
  • расходы подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Итак, для того, чтобы понесенные организацией расходы на мобильную связь можно было учесть в составе расходов, уменьшающих ее доходы, надо, во-первых, документально обосновать эти расходы, а во-вторых, доказать их экономическую обоснованность.

Что касается документального обоснования произведенных операций, связанных с использованием мобильной связи в целях осуществления организацией предпринимательской деятельности, то согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом первичный учетный документ признается составленным в надлежащем виде, если он имеет определенные реквизиты, установленные указанной статьей.

Таким образом, для надлежащего документального оформления операции по приобретению телефона и SIM-карты согласно действующему законодательству необходимо оформить договоры (счета-оферты), акты (товарные накладные), подтверждающие приобретение телефонного аппарата и SIM-карты. Для надлежащего оформления расходов на пользование непосредственно мобильной связью необходимо периодически (обычно раз в месяц) составлять и подписывать акты об оказанных услугах связи, подтверждающие стоимость совершенных за определенный период звонков по каждой SIM-карте.

Гораздо более сложен вопрос подтверждения экономической обоснованности расходов на оплату мобильной связи. Существует немалое количество разъяснений Минфина и налоговиков по данному вопросу. У проверяющих органов сложилась относительно единая позиция по вопросу того, какие документы, помимо указанных выше договоров и актов, необходимы для надлежащего оформления операций, связанных с мобильной связью, а также подтверждают экономическую обоснованность расходов на мобильную связь:

  • утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу их должностных обязанностей необходимо использование мобильной связи;
  • детализированный отчет (счет) оператора сотовой связи в разрезе каждого обслуживаемого номера и с информацией о времени, продолжительности и стоимости каждого звонка. Телефонный номер вызываемого абонента также должен указываться в отчете.

Указанная позиция закреплена, например, в письмах Минфина РФ № 03-03-04/3/15 от 27.07.2006, № 03-03-06/2/178 от 13.10.2010, № 03-03-06/1/350 от 05.07.2008, письме УФНС по г. Москве № 16-15/[email protected] и других письмах.

Составить перечень должностей и ввести его приказом по предприятию не составляет особого труда. В этом документе надо установить как минимум:

  • список должностей, которым оплачивается мобильная связь;
  • основания оплаты (описание производственной необходимости — разъездной характер работы, постоянное общение с клиентами и т. д.);
  • принцип оплаты (по фактическим расходам, в пределах лимитов, в фиксированном размере).

Основные сложности сопряжены с детализированным отчетом по звонкам. Согласно указанным выше письмам, экономически обоснованными могут быть признаны только те звонки, которые имеют производственный характер и не совершены в личных целях работника. Остальные звонки должны быть оплачены работодателем без учета в составе расходов, уменьшающих прибыль, либо работником самостоятельно. На практике же выделение личных звонков может оказаться затруднительным по следующим причинам:

  • во-первых, это трудозатратно;
  • во-вторых, далеко не всегда можно точно определить характер конкретного звонка — маловероятно, что компания владеет исчерпывающим списком телефонных номеров контрагентов и может доподлинно определить, какие звонки были совершены по работе, к тому же по детализированному отчету никогда нельзя понять, носит тематика разговора производственный характер или нет. А телефонные звонки потенциальным контрагентам (телефонных номеров которых не должно быть в базе контрагентов даже при ее наличии в компании) также могут быть отнесены либо к расходам на связь по пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ, либо к рекламным расходам согласно пп. 28 п. 1 ст. 264 НК РФ, если такие звонки обращены к неопределенному кругу лиц (Письмо Минфина № ЕД-4-3/[email protected] от 15.07.2011).

Таким образом, можно сделать вывод, что наличие детализированного отчета является скорее формальным документом, истребуемым налоговиками, чем документом, который может реально доказать экономическую обоснованность расходов на связь, хотя УФНС по г. Москве в своем Письме № 16-15/061735 от 18.06.2009 пошло дальше и указало, что для подтверждения производственного характера звонков к детализированному отчет должны прилагаться расшифровки телефонных разговоров, в противном случае все звонки должны быть отнесены к личным.

Смотрите так же:  Как подключить отчетность в пфр

Если обращаться к судебной практике, налоговые органы не могут отстоять свою позицию о необходимости предоставления налогоплательщиком детализированного отчета. Суды, признавая обоснованными расходы налогоплательщика на мобильную связь по корпоративным SIM-картам в полном объеме, исходят из тех фактов, что:

  • налоговое законодательство не поименовывает детализированный отчет оператора связи как обязательный для признания расхода документ (Постановление ФАС МО № КА-А40/15468-09 от 28.01.2010, Постановление ФАС ЦО по делу № А35-847/2009 от 24.06.2011);
  • экономическую необоснованность хозяйственных операций должен доказывать налоговый орган, а не наоборот, а отсутствие детализированного ответа не говорит против налогоплательщика (Постановление ФАС СКО по делу № А53-14011/2008-С5-14 от 18.06.2009, Постановление ФАС МО № КА-А40/12732-08 от 19.01.2009). Таким образом, надо иметь в виду, что налогоплательщик имеет право не подтверждать производственный характер звонков детализированным отчетом, однако в таком случае свою правоту он будет отстаивать в суде.

В организациях часто оплачиваются не все расходы на мобильную связь, а устанавливаются лимиты на оплату мобильной связи за счет работодателя. В этом случае в перечень должностей работников, которым в силу их должностных обязанностей необходимо использование мобильной связи, вносится информация о лимите расходуемых за счет организации средств на мобильную связь, а также порядок возмещения работником стоимости звонков и мобильных услуг сверх лимита. Организация имеет право признать потраченные сверх лимитов денежные средства в составе расходов только после получения соответствующего возмещения от работника (которое, в свою очередь, включается в состав внереализационных доходов работодателя согласно Письму Минфина № 03-03-07/2 от 19.01.2009).

Лимиты должны быть экономически обоснованы и быть построены, например, на статистике использования мобильной связи работником до их установления. При этом представляется, что установление лимита не отменяет необходимость заказа детализированных отчетов и оплаты в пределах лимита только производственных телефонных звонков, в противном случае можно получить претензии налоговых органов (см., например, Письмо УФНС по г. Москве № 16-15/[email protected] от 05.10.2010). Однако на помощь налогоплательщику может прийти Письмо Минфина РФ № 03-03-03/3/15 от 27.07.2006 — в письме не устанавливается взаимосвязь между детализированным отчетом и экономической обоснованностью телефонных звонков. Детализация поименовывается как обязательный для признания расходов документ, но в это же время указывается, что «критерием экономической обоснованности… будет являться необходимость работника в связи с установленными в должностной инструкции обязанности использовать сотовый телефон в служебных целях». А Письмо Минфина № 03-03-06/2/178 от 13.10.2010 указывает, что «для освобождения от налогообложения сумм оплаты мобильной связи в организации должен проводиться анализ проведенных переговоров в части использования установленного лимита разговоров в служебных целях, основанный на детализированном отчете оператора мобильной связи о проведенных переговорах». Так что лимитирование размера оплачиваемых работодателем расходов может стать неплохой альтернативой доказывания экономической обоснованности расходов при помощи детализированных отчетов оператора сотовой связи.

На том, как именно можно рассчитать лимит на использование мобильной связи за счет компании, поподробнее остановимся в разделе «Компенсация за использование личного мобильного телефона».

Безлимитные тарифы

Еще один немаловажный вопрос — это обеспечение работников безлимитной связью. Получение детализированных отчетов в данном случае является бессмысленным занятием, так как стоимость разговоров не выделяется в детализированном отчете, а включается в абонентскую плату (в составе абонентской платы также может быть учтена стоимость SMS-сообщений и других мобильных услуг). Минфин также признает в своих письмах № 03-03-04/2/217 от 13.10.21006 и № 03-03-06/1/378 от 23.06.2011, что для признания расходов по безлимитному тарифу предоставление детализированного отчета необязательно. Однако думается, что в случае, если безлимитный тариф включает в себя только часть услуг, безопаснее будет признавать расходы по услугам, оплачиваемым сверх абонентской платы, в общем порядке, с использованием детализированных отчетов. Также можно порекомендовать устанавливать лимит по оплате услуг при использовании безлимитного тарифа в размере абонентской платы, а остальное возмещать за счет работника.

Сопутствующие мобильные услуги

Отдельный вопрос — оплата сопутствующих мобильной телефонной связи услуг: SMS-, MMS-сервисов, мобильного Интернета. Официальной позиции по данному вопросу нет, однако представляется, что, исходя из толкования пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ, расходы на мобильный Интернет, SMS, MMS могут признаваться по правилам, установленным для мобильной связи. При этом в локальных актах и иных документах надо, помимо упоминания мобильной связи как необходимого для выполнения должностных функций условия труда, надо писать также про иные мобильные сервисы.

Телефон работника, SIM-карта работодателя

Те же правила признания расходов, но с небольшими нюансами действуют для случаев, когда работнику выделяется только SIM-карта, а телефон он использует собственный.

Согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) «при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) …, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме». То есть работнику может быть компенсирована амортизация используемого им в рабочих целях телефонного аппарата, что должно быть закреплено с расчетами либо непосредственно в трудовом договоре с работником (ином документе, подписываемом работником и работодателем), либо в локальном акте компании, на которой будет ссылка в трудовом договоре.

Схема расчета такой компенсации может основываться на остаточной стоимости телефона и сроке его полезного использования. Например, оценочно мобильный телефон на момент начала его использования в служебных целях стоил 12 000 руб., срок полезного использования телефона составляет 2 года, из которого год телефоном уже пользовались, таким образом, амортизация телефона составит 12 000 руб. / 12 мес. = 1 000 руб. в месяц — сумма компенсации использования телефона работника в служебных целях. Также можно вводить поправочный коэффициент в случае, если предполагается, что данная SIM-карта будет использоваться не только в рабочих целях. Но в этой логике разбивка разговоров на производственные и личные будет обязательна.

Однако, откровенно говоря, такая компенсация довольно сложна в оформлении, так как, например, работник может менять телефонные аппараты — это будет влечь перерасчет компенсации. Так что рекомендуем такую компенсацию не вводить в принципе. Но если вы все же решились на такой отчаянный шаг, рекомендуем сделать копию с документов, подтверждающих право собственности работника на телефонный аппарат, поскольку такое требование устанавливается, в частности, УФНС по г. Москве в Письме № 16-15/061735 от 18.06.2009.

Налог на доходы физических лиц и взносы в фонды

Разобрались с налогом на прибыль, переходим к НДФЛ и взносам.

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ «при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды».

В случае использования SIM-карты, оформленной на имя организации, работник не получает материальной выгоды или дохода, так как организация оплачивает по сути свои расходы. Таким образом, говорить про наличие в данном случае налоговой базы для начисления НДФЛ не приходится. Эта позиция была высказана, в частности ФАС МО в Постановлении по делу N А41-К2-9446/05 от 21.06.2006, в котором суд указал, что в случае совершения звонков работником с телефона, принадлежащего работодателю, не в личных целях, объект налогообложения НДФЛ отсутствует.

Аналогичная ситуация по взносам в фонды: «объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров…» (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», далее= — Закон о взносах в фонды). Таким образом, если денежные средства не выплачиваются работнику, на них взносы не начисляются.

Налог на добавленную стоимость

Вычет по НДС за приобретенный мобильный телефон, услуги подключения к сети и оплату услуг мобильной связи предоставляется организации в случае наличия оформленных надлежащим образом счетов-фактур. При этом важно иметь в виду, что ст. 171 НК РФ устанавливает ограничение на применение вычетов по НДС — вычет может быть применен только в отношении НДС по товарам/услугам/работам, приобретенным в целях осуществления предпринимательской деятельности. Таким образом, принять к вычету НДС по услугам мобильной связи можно только в отношении стоимости разговоров, носящих производственный характер. Однако опять же суды не поддерживают налоговые органы в данном вопросе. Так, например, ФАС МО в Постановлении № КА-А40/5553-09 от 14.07.2009 г. указывает на то, что в составе прочих расходов для целей налогообложения налога на прибыль налогоплательщиком могут быть учтены расходы на приобретение услуг сотовой связи без ограничения. Кроме того, законодательство не содержит обязанности предоставлять документы, подтверждающие экономическую оправданность хозяйственных операций для подтверждения права на налоговый вычет по НДС. Но особо аккуратные налогоплательщики могут запрашивать у оператора связи 2 счета-фактуры за период (или 1 счет-фактуру с нужной разбивкой): за производственные разговоры и за личные разговоры работника, но вероятность того, что оператор связи откажет в таком требовании, конечно, высока.

Также обращаем внимание на то, что в случае выдачи работнику телефонного аппарата и SIM-карты, в трудовом договоре или ином соглашении стороны должны предусмотреть обязанность работника вернуть телефонный аппарат и SIM-карту, в противном случае при невозврате имущества работодателя ему может быть начислен НДС по п. 1 ст. 146 НК РФ за безвозмездную реализацию имущества.

Таким образом, резюмируем, что для обеспечения работника мобильной связью и иными мобильными сервисами с использованием корпоративных тарифов, компании надо иметь следующие документы: