Архивная обработка документации: что она собой представляет?

Переплетные работы: быстро, профессионально, недорого!

Архивный переплет документов выполняемый нашими переплетчиками, увеличит сохранность ваших документов, защитит от физических повреждений и позволит обеспечить более быстрый и удобный доступ к любому документу. Переплетенные таким образом данные позволят до 2-х раз уменьшить первоначальный объем документов.Переплетные работы осуществляется после сортировки документов, что позволяет работать с ними как с группами.

При передаче дел на государственное хранение (а этот вопрос рано или поздно возникнет), все другие виды переплета и оформления архивных дел, администрацией государственных, муниципальных и ведомственных архивов просто не рассматриваются. Очевидно, что «архивный переплет» необходим.

Переплёт документов, как в процессе архивной обработки документов , так и отдельных документов производится с использованием картона специально предназначенного для переплётных работ и переплётной ткани. Мы выполняем переплёт позволяющий делать ксерокопии с документов не прибегая к разброшюровке дела.

Преимущества архивного переплета:

Работы по переплету являются уникальной услугой, позволяющей упорядочить разрозненные документы, создав из них полноценную брошюру. Подобный метод хранения документации обладает целым рядом преимуществ:

  • Презентабельность. Качественно оформленный переплет кадровых документов повышает статус предприятия, создавая репутацию надежной и солидной организации. Официальный внешний вид документации имеет огромное значение в деловых кругах, свидетельствуя клиентам, партнерам и инвесторам о вашей пунктуальности и ответственности;
  • Экономия рабочего пространства и времени. Для хранения разрозненных документов требуется много места, нередко они теряются, и приходится тратить время на их поиски в ущерб рабочему процессу. Архивный переплет устраняет все эти сложности, упорядочивает документы по темам, сокращает площадь, занимаемую документацией на 30%;
  • Увеличение срока хранения. Качественный архивный переплет (для бухгалтерии и отела кадров) позволит хранить ценную информацию в течение длительного времени без риска ее утери. Данный пункт имеет огромную важность для любого предприятия, которое в рамах Федерального закона «Об архивном деле» обязано предоставлять сведения по запросам различных государственных структур (налоговой службы, правоохранительных или судебных органов, архивных и прочих госслужб). Также переплет бухгалтерских документов необходим при хранении личных дел персонала для составления социально-правовых справок в интересах, как работающих сотрудников, так и вышедших на пенсию (сведения о стаже, квалификации, вредности и т. п.).

Так же наша компания готова предложить переплёт дипломов, диссертаций – выполняем переплёт с прошивкой листов и индивидуальным изготовлением обложки. Предлагаем широкий выбор цветов для обложки. Срок выполнения переплёта 1-2 дня. Возможен выезд мастера-переплётчика к заказчику. Пружинный переплёт – выполняется на пластиковую пружину с прозрачной пластиковой или картонной обложкой. Идеально подходит для брошюрования курсовых работ, отчётов.


Стоимость архивного переплета

Переплет архивных документов

Автор: М.М. Сичкарева

Как известно, одним из требований к оформлению архивных дел длительного и постоянного сроков хранения является переплет. 1 Не все организации располагают необходимым оборудованием и материалами для переплетных работ. Чаще всего такие работы выполняют типографии.

Более подробные требования к переплету изложены в ГОСТе 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размер, технические требования. Этот ГОСТ действует и в настоящее время. Одним из требований ГОСТа является — картон толщиной от 0,35 до 1,50 мм. Корешок обложки шириной 40 мм должен быть гибким. Дела длительного срока хранения лучше всего переплетать в твердую картонную обложку с нанесением содержимого титульного листа на лицевую сторону обложки. Твердая обложка может быть из картона и использоваться для дел по личному составу, а может быть из бумвинила. Обложку из бумвинила можно использовать для приказов и распоряжений, и, например, сделать ее красного цвета, а также для договоров и соглашений, например, зеленого или синего цвета. На корешок таких дел наносится контрастное тиснение с номером дела. Подобное разделение дел по цвету и типу обложки удобно для использования и поиска документов в архиве. Такое оформление требуется только для дел с длительным сроком хранения. Бухгалтерские документы можно переплетать и в мягкую обложку на 4 прокола, используя специальные настольные аппараты, такие как прошивочно-переплетный комплекс, приспособление для ручной сшивки документов, настольное устройство для прошивки документов. В зависимости от функций и типа устройства его цена варьируется от 4000 до 10 000 рублей.

Если вашей организации еще ни разу не приходилось отдавать документы для переплетения в типографию, разузнайте, какие типографии занимаются переплетом архивных дел в вашем населенном пункте. Можно попросить менеджера типографии подъехать к вам (или выслать фотографии) и показать примеры выполненных аналогичных работ, чтобы понимать, как это будет выглядеть «на выходе». Выбрав несколько типографий, попросите их выслать вам прейскуранты, либо сделать расчет стоимости работ по вашему техническому заданию, который оформите приложением к договору. И выберите наиболее подходящую вам цену.

Предварительно все дела должны быть подготовлены для переплета, а именно:

Дела должны быть сформированы по 250 листов, либо толщиной не более 4 см.

В деле не должно быть скрепок, скобок и других посторонних скрепляющих предметов.

Листы в деле должны быть пронумерованы, составлены лист-заверитель и титульный лист.

Дело должно быть помещено в картонную папку-скоросшиватель на завязках (это облегчит вес документов при транспортировке, а также исключит возможное повреждение документов при извлечении из других папок-скоросшивателей на железном зажиме).

На дела должна быть составлена опись.

И последнее — необходимо составить акт приема-передачи дел в типографию.

После того как определились с типографией и привели дела в порядок, стоит приступить к составлению договора на переплет архивных дел. Можно попросить в типографии их типовой договор и узнать, какие моменты для компании-подрядчика являются существенными, кроме тех, что требует закон. Например, типография может не осуществлять доставку дел от заказчика в цех на выполнение работ, тогда придется искать транспорт и грузчиков. Поэтому, если для вашей компании этот момент существенный и компания не обладает ресурсами для доставки, то при выборе типографии уточняйте, за чей счет производится доставка от места до места.

При составлении договора необходимо исходить из его юридической сущности: по договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его. 2

Для любого договора есть ряд существенных условий, от которых нельзя отказаться. К ним относятся:

сроки выполнения работ;

Предмет договора подряда:

договор подряда заключается на изготовление или переработку (обработку) вещи либо на выполнение другой работы с передачей ее результата заказчику; *Организация передает документы для переплетных работ, несмотря на то, что вещь не претерпевает существенных изменений, результатом работы будет являться обработанный внешний вид.

работа выполняется иждивением подрядчика — из его материалов, его силами и средствами.

Смотрите так же:  Заявление о выдаче справки о зарплате

* Подрядчик выполняет работы из своего материала (картон, бумвинил), на своем оборудовании, осуществляет доставку и пр.

Сроки выполнения работ.

В договоре подряда указываются начальный и конечный сроки выполнения работы. По согласованию между сторонами в договоре могут быть предусмотрены также сроки завершения отдельных этапов работы (промежуточные сроки).

Если иное не установлено законом, иными правовыми актами или не предусмотрено договором, подрядчик несет ответственность за нарушение как начального и конечного, так и промежуточных сроков выполнения работы.

Указанные в договоре подряда начальный, конечный и промежуточные сроки выполнения работы могут быть изменены в случаях и в порядке, предусмотренных договором.

В договоре обязательно указывается цена работы.

Цена работы складывается из расчета подрядчиком затрат на выполнение работ, либо из прейскуранта цен.

Переплет документов по основной деятельности – за 1 ед. хр. 197 руб. (НДС не облагается) и тиснения, стоимость которого зависит от количества знаков. (Стоимость изготовления клише для тиснения – 6,5 руб. (НДС не облагается) за 1 знак; стоимость нанесения тиснения 1 надписи на лицевой стороне или корешке – 10,5 руб. (НДС не облагается).

Переплет лицевых счетов за 1 ед. хр. без тиснения и без печати 147,00 руб. (НДС не облагается).

Переплет документов по личному составу за 1 ед. хр. без тиснения с печатью на обложке в 1 цвет 156 руб. (НДС не облагается).

Следует быть внимательными при составлении раздела о цене работы.

Цена работы (смета) может быть приблизительной или твердой. При отсутствии других указаний в договоре подряда цена работы считается твердой. Поэтому делайте акцент в договоре на том, что цена работ является окончательной.

Если возникла необходимость в проведении дополнительных работ и по этой причине в существенном превышении определенной приблизительно цены работы, подрядчик обязан своевременно предупредить об этом заказчика. Заказчик, не согласившийся на превышение указанной в договоре подряда цены работы, вправе отказаться от договора. В этом случае подрядчик может требовать от заказчика уплаты ему цены за выполненную часть работы.

Подрядчик, своевременно не предупредивший заказчика о необходимости превышения указанной в договоре цены работы, обязан выполнить договор, сохраняя право на оплату работы по цене, определенной в договоре.

Подрядчик не вправе требовать увеличения твердой цены, а заказчик ее уменьшения, в том числе в случае, когда в момент заключения договора подряда исключалась возможность предусмотреть полный объем подлежащих выполнению работ или необходимых для этого расходов.

При существенном возрастании стоимости материалов и оборудования, предоставленных подрядчиком, а также оказываемых ему третьими лицами услуг, которые нельзя было предусмотреть при заключении договора, подрядчик имеет право требовать увеличения установленной цены, а при отказе заказчика выполнить это требование — расторжения договора в соответствии со статьей 451 ГК РФ.3

1. Если договором подряда не предусмотрена предварительная оплата выполненной работы или отдельных ее этапов, заказчик обязан уплатить подрядчику обусловленную цену после окончательной сдачи результатов работы при условии, что работа выполнена надлежащим образом и в согласованный срок, либо с согласия заказчика досрочно.

2. Подрядчик вправе требовать выплаты ему аванса либо задатка только в случаях и в размере, указанных в законе или договоре подряда.

Сдача работы и прием выполненных работ.

При передаче документов для переплетных работ необходимо составить акт приема-передачи с полным перечнем передаваемых дел. В акте необходимо указать все особенности дел, если таковые имеются, в разделе «примечание», там же можно указать и цвет обложки. По окончании работ составить также акт приема-передачи с полным перечнем документов и обязательно просмотром каждого дела на предмет соответствия заявленным требованиям к оформлению дел. Прием работы не должен быть формальным, т. к. в случае обнаружения недостатков, принявший работу без проверки, лишается права ссылаться на недостатки работы, которые могли быть установлены при обычном способе ее приемки (явные недостатки).

Заказчик обязан в сроки и в порядке, которые предусмотрены договором подряда, с участием подрядчика осмотреть и принять выполненную работу (ее результат), а при обнаружении отступлений от договора, ухудшающих результат работы, или иных недостатков в работе немедленно заявить об этом подрядчику.

Заказчик, обнаруживший недостатки в работе при ее приемке, вправе ссылаться на них в случаях, если в акте либо в ином документе, удостоверяющем приемку, были оговорены эти недостатки либо возможность последующего предъявления требования об их устранении.

Если иное не предусмотрено договором подряда, заказчик, принявший работу без проверки, лишается права ссылаться на недостатки работы, которые могли быть установлены при обычном способе ее приемки (явные недостатки).

Заказчик, обнаруживший после приемки работы отступления в ней от договора подряда или иные недостатки, которые не могли быть установлены при обычном способе приемки (скрытые недостатки), в том числе такие, которые были умышленно скрыты подрядчиком, обязан известить об этом подрядчика в разумный срок по их обнаружении.4

1 раздел 3.6. п. 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций.

Правила переплета архивных документов

Что делать, если в результате ежедневной работы с документами они пришли в непрезентабельный вид? Конечно, качественно переплести их.

В нашей мастерской «Люкс М» вы можете заказать надежный и долговечный переплет для бухгалтерской, кадровой или других видов документации.

Переплет документов помогает значительно сэкономить свободное пространство в вашем офисе и систематизировать архивы, а также защитить важные бумаги от потери или порчи.

Прошивка документов: как это происходит?

Как правило, документы прошиваются в 4 прокола. Расстояние от края бумаги до прокола равняется 1 см. Это позволяет свободно использовать данные, копировать, сканировать и выполнять другие виды работ.

Для удобства использования в процессе архивирования документы распределяются по темам или в хронологическом порядке. Все листы прошиваются специальной ниткой. В каждом деле содержится не более двухсот пятидесяти листов.

Для чего нужен переплет?

· Для того, чтобы обеспечить удобный и оперативный доступ к документации;

· Для облегчения чтения и выполнения различных операций с документами;

· Для уменьшения объема архива.

Технологии, которые применяют наши специалисты.

Для архивного переплета используется обложка из твердого картона, к которой подшиваются все листы документа. Распределение листов выполняется исходя из удобства чтения: по датам, визированию и резолюции.

Такая техника способствует длительному хранению документации. После выполнения архивирования специалист составляет подробное описание.

Выполнение переплета в соответствии с требованиями к оформлению документов обеспечивает им аккуратный внешний вид и долговечность. А также в этой случае полностью соблюдаются законодательные требования к хранению бухгалтерских и других видов документов.

В мастерской «Люкс М» установлена доступная стоимость архивного переплета, поэтому заказ этой услуги у специалиста не потребует особых затрат.

Архивный переплет документов

Слаженную работу любого современного предприятия трудно представить без постоянного документооборота.Некоторые бумаги всегда необходимы в быстром доступе, какие-то необходимо сдать в архив.Там некоторые виды документации будут храниться довольно долго, а другие можно будет через определенный срок уничтожить.

Смотрите так же:  Скидка по страховке за стаж безаварийной езды

Требования к архивным документам

Так как в любой момент может возникнуть необходимость в доступе к вашему архиву и хранящимся там документам, например, при проверке каких-либо контролирующих предприятие органов, важно, чтобы все архивные документы были должным образом отобраны, подготовлены и переплетены. Только опытные специалисты смогут качественно и с соблюдением всех правил выполнить переплет документов.Ряд важных бумаг надлежит хранить именно в переплетенном (сшитом) виде, для возможности легко их опечатать. В настоящее время существуют определенные стандарты хранения различных типов документов, которые должны быть обязательно учтены при переплете документов.

Преимущества архивного переплета документов

Безусловно, вы всегда сможете сложить ваши бумаги в различные коробки, папки, файлы и т.д. Однако, архивный переплет документов даст вам ряд преимуществ: возможность более компактного хранения с максимально рациональным использованием имеющихся в вашем распоряжении помещений. Это особенно важно, если по каким-либо причинам вы вынуждены сохранять на вашем предприятии большие объемы документов.

  • Воспользовавшись услугами нашей компании по архивному переплету документов, вы кроме рационального использования полезной площади, также значительно сможете сэкономить время на поиски нужных вам бумаг, так как при переплете нашими специалистами будет сделана опись всех бывших в работе документов.
  • Переплет документов также позволит сберечь ваше столь необходимое для более важных дел время, за счет того, что сходные документы могут быть оформлены с определенным единообразием (например, одинаковый цвет переплета).Переплетами, выполненными нашим специалистами, легко пользоваться, так как все они изготавливаются с учетом возможности копирования, сканирования и т.д.
  • Также сохраняется возможность легкого чтения всего текста документа с имеющимися резолюциями или любыми другими пометками.Качественно выполненный архивный переплет документов позволяет на долгое время сохранять ваши документы в надлежащем виде, не повреждая их (что легко может произойти при скреплении листов канцелярскими скрепками, скоросшивателями и др.).
  • Наша компания сможет гарантировать качественный архивный переплет документов любого типа, формата и размера в строгом соответствии с установленными стандартами и рекомендованными нормами.

Архивный переплет

Архивные услуги

Электронный архив

Предприятия и организации переплетают бухгалтерские и кадровые документы, проектную и техническую документацию, медицинские карты, отчеты и др. виды документов.

Преимущества переплета документов

Качественный архивный переплёт документов, прежде всего, обеспечивает сохранность документов, защищает их от физических повреждений и от негативного воздействия времени. Также архивный переплёт не позволяет бумагам потеряться: в течение всего срока хранения (или использования), в процессе транспортировки или при передаче другим лицам ваши документы останутся целыми и невредимыми. Кроме того, в организациях переплёт документов позволяет существенно оптимизировать пространство архивных помещений, помогает систематизировать всю документацию компании.

Заказать услуги переплета

Каждая компания может заказать у специалистов-архивариусов услуги по переплётным работам, которые будут наилучшим образом подходить данной фирме по соотношению цены, качества и срокам выполнения заказа. Фирма может выбрать для собственной документации именно тот тип архивного переплёта, который подойдёт ей наилучшим образом и будет наиболее удобен.

Технологии изготовления переплёта

Сегодня существуют различные технологий, по которым изготавливаются переплёты, несколько способов сшивки документов; переплёты различаются по материалу, форме и художественному воплощению. Современные архивные переплёты позволяют не только надёжно хранить документы, но и способствуют комфортному использованию документации. Конструкция современного архивного переплёта позволяет папке с делом легко открываться, а процессы сканирования или копирования документов не требуют расшивки дела.

Необходимость архивного переплёта документов

Однако зачастую организации задумываются о необходимости архивного переплёта документов только тогда, когда этого начинают требовать государственные органы. Чаще всего это происходит в двух случаях: при ликвидации организации, когда архив документов с длительным или постоянным сроком хранения необходимо сдать в государственный архив, и в случае необходимости передачи документов в органы государственной власти, например, в суд или в налоговую инспекцию. Стоит отметить, что у большинства государственных структур существуют свои собственные требования к архивным переплётам. Разобраться в этих требованиях и в огромном количестве государственных стандартов самостоятельно бывает крайне затруднительно. Поэтому мы советуем вам обращаться за помощью к специалистам-архивариусам, которые смогут не только быстро и качественно осуществить переплётные работы, но и сделают это в соответствии с государственными или частными требованиями и стандартами.

Услуги по переплёту документов

Специалисты ООО «Архивный Сервис» с радостью ответят на любые Ваши вопросы, связанные с переплетом документов. ООО «Архивный Сервис» оказывает услуги по переплёту документов , включающие в себя также последующую архивную обработку дел (опись на переплетённые документы, оформление обложек, нумерацию листов, составление заверительных листов, простановка архивных штампов и шифров).

Метод классического архивного переплёта документов

Наш метод классического архивного переплёта документов, а также наше оборудование полностью отвечает всем стандартам и в дальнейшем позволяет передавать документы в любые архивы. Исторические традиции в архивном деле сложились так, что переплет документов осуществляется вручную. Переплет (сшивка, брошюровка) документов выполняется в основном на 4 прокола с оклейкой корешка дела, что позволяет безболезненно открывать, копировать и сканировать документы. Также ручной переплет документов обеспечивает надежную сохранность документов и позволяет значительно сэкономить площадь.

Переплет документов

Переплет документов способен в процессе работы с ними защитить ценную информацию от потери или повреждений.

Преимущества переплета документации:

  • документы, которые были переплетены, занимают на 30% меньше места в архивном хранилище, что дает возможность компании сэкономить;
  • высокий уровень сохранности документов, который достигается за счет вшитых в дело документов;
  • формирование документов в дело происходит быстро и аккуратно с использованием жесткой обложки с корешком для удобства оформления описи;
  • переплет документов соответствует требованиям Госархива.

Как делают архивный переплет?

Изготовление архивного переплета включает в себя следующие этапы:

  • Процесс разброшюровки (расшивка переплетенных документов).
  • Фальцовка листов (сортировка листов для формирования общего дела).
  • Подготовка дел к переплету (изъятие скрепок, файлов, ниток).
  • Ручной переплет с оклейкой сторон (переплет документов в жесткую картонную обложку с тканевой оклейкой).
  • Прошивка дел с помощью 4 проколов.
  • Сквозная нумерация листов.

Технология архивного переплета

Переплет включает в себя переплетенную крышку и приклеенные дополнительные элементы: марлевые клапаны, форзацы, каптал.

Существуют два вида переплета – составной и цельный. Также различают мягкий и жесткий переплет, с кантом и обрезной, интегральный.

Виды архивного переплета:

№ 1 – цельнокартонный обрезной;

№ 2 – цельнокартонный с кантом;

№ 3 – цельнотканевый мягкий обрезной;

№ 4 – цельнобумажный жесткий с кантом;

№ 5 – составной с тканевым корешком и со сторонками, крытыми обложечной бумагой;

№ 6 – цельнотканевый мягкий с кантом;

№ 7 – цельнотканевый жесткий с кантом;

№ 8 – составной с кантом, со сторонками, крытыми одним видом ткани, и с корешком из другого вида ткани;

№ 9ж – пластмассовый жёсткий из двух слоёв эластичного пластика, между которыми проложены картонные сторонки;

№ 9м – пластмассовый мягкий из одного слоя эластичного пластика;

№9 пж – пластмассовый полужёсткий из слоя эластичного пластика, с внутренней стороны которого приварены сторонки из жёсткого пластика.

Смотрите так же:  Страховка правила оформления

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

Анна Суханова, менеджер по работе с клиентами

Как оформить архивный переплет дела?

«Архивный переплет дела», т.е. дело со сформированными архивными документами, является результатом выполнения работ по оформлению дел в процессе подготовки их к последующему хранению и использованию в архиве организации (или просто к архивному хранению, если архива в организации нет).

Оформление дел представляет собой комплекс работ по описанию дела (состава и содержания находящихся в нем документов) на обложке дела, т.е. оформление на обложке конкретного заголовка, уточненного по сравнению с номенклатурой дел, нумерации листов, составлению внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела и, наконец, брошюровке, т.е. подшивке и переплету дела. Этот комплекс работ называется также архивно-технической обработкой документов в процессе их подготовки к архивному хранению (подготовка к сдаче в архив организации или в государственный, муниципальный архив). Практика показывает, что организации в настоящее время предпочитают заказывать услуги архивно-технической обработки документов на условиях аутсорсинга или, в крайнем случае, приглашают обученного переплетчика для брошюровки уже сформированных и описанных в делопроизводстве дел, предназначенных для архивного хранения.

В зависимости от сроков хранения документов может проводиться или полное, или частичное оформление дел:

  • полное оформление дел применяется по отношению к документам (делам) постоянного срока хранения, по личному составу и временного срока хранения (свыше 10 лет);
  • частичное оформление, при котором допускается листы дела не нумеровать, не составлять внутреннюю опись и лист-заверитель, применяется по отношению к делам временного (до 10 лет включительно) хранения.

Установленные формы внутренней описи документов дела (единицы хранения) и листа-заверителя дела можно найти в:

  • Основных правилах работы ведомственных архивов (одобрены решением коллегии Главархива СССР 28.08.1982, утверждены приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263; приложения № 4-5),
  • Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002; приложения № 9-10) и
  • Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; приложения № 26-27; далее – Методические указания).

Правила систематизации документов внутри дела, их нумерации и описания на обложке дела подробно рассматриваются в этих же нормативно-методических документах.

Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (брошюровке, переплету) все металлические скрепления документов (скрепки, скобы степлеров) должны быть удалены.

Требования к картону обложки и форме описания дела на обложке (расположению элементов описания) установлены ГОСТом 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования», срок действия которого был продлен до 1985 г. и который без дальнейшего пересмотра фактически продолжает действовать до настоящего времени. См. Рисунок 2.

Так, картон, который применяется для обложки, должен быть толщиной от 0,35 до 1,5 мм (эти требования соблюдают архивные компании, которые оказывают аутсорсинговые услуги архивно-технической обработки документов), корешок обложки должен быть шириной 40 мм (т.к. толщина дела – примерно 250 листов документов, что и составляет 4 см), а форма обложки дела по данному ГОСТу рекомендуется в настоящее время и в Методических указаниях (приложение № 25).

Чтобы выполнить брошюровку подготовленного дела, т.е. подшивку на 4 прокола, используют шило, дрель, струбцину для зажимания пачки, иглы больших номеров, натуральные льняные или хлопчатобумажные нитки, но лучше всего использовать специальные устройства для брошюровки (переплета), которые имеются на рынке средств оргтехники.

Особое внимание необходимо уделить технике «архивного сшива», т.е. вопросу ремесла:

  1. Проверяется состав дела, в котором сначала располагаются листы внутренней описи, которые имеют самостоятельную нумерацию (с 1 по N-ный), потом пронумерованные листы документов дела (с 1 по примерно 250), в конце – лист-заверитель дела.
  2. На пачку-дело накладываются сверху и снизу узкие листы бумаги шириной с размер полей переплетаемых документов дела (конечно, лучше 35–40 мм, но возможно и 20–30 мм).
  3. При условии частичного оформления дела с документами временного (до 10 лет включительно) хранения снизу и сверху пачки-дела сразу накладываются листы картона (обложка).
    При полном оформлении дела с документами постоянного хранения, по личному составу или временного (свыше 10 лет) хранения пачка-дело сначала сшивается, а потом осуществляется переплет дела по установленной «типографской» технологии, при соблюдении которой необходимо применять клей ПВА, а синтетический клей – только при условии его защиты от разложения и плесневения.
  4. Пачка-дело зажимается под гнетом, или в струбцине, или в специальном устройстве.
  5. Осуществляются проколы пачки-дела:
    • нижний и верхний – на расстоянии 30 мм от границы нижнего и верхнего полей пачки;
    • средние два прокола на расстоянии примерно 80 мм от нижнего и верхнего проколов, между ними должно получиться расстояние также примерно 80 мм.
  6. В проколы пропускается натуральная нитка одним из двух способов:
    • 1 способ (показан на Рисунке 1). Каждый конец нити вдевается в отдельную иглу (т.е. оба конца нити вдеты каждый в свою иглу). Нить двумя иглами проводится в два средние прокола с лицевой стороны. С тыльной стороны нить выводится в верхний и нижний проколы на лицевую сторону. С лицевой стороны из верхнего и нижнего проколов нить иглами продевается в ближайший средний прокол. Нить освобождается от игл, выравнивается, и ее концы натягиваются и связываются на тыльной стороне пачки-дела;
    • 2 способ (тоже показан на Рисунке 1). Нить вдевается в одну иглу. С тыльной стороны пачки-дела нить проводится во второй снизу прокол (оставляется конец нити для последующего связывания), выводится с лицевой стороны и проводится в нижний прокол. По тыльной стороне нить проводится опять во второй снизу прокол на лицевую сторону. По лицевой стороне сверху нить вводится во второй сверху прокол и по тыльной стороне проводится к верхнему проколу. Через него нить ведется во второй сверху прокол по лицевой стороне, продевается и выводится на тыльную сторону пачки-дела. На тыльной стороне нить освобождается от иглы, и два ее конца затягиваются и связываются.

Порядок движения нити при прошивке пачки-дела

Так получается «архивный сшив» документов дела на 4 прокола, который может быть оставлен без корешка, только с картонной обложкой при частичном оформлении дел. При полном оформлении дел этот «архивный» сшив подлежит профессиональному переплету с оформлением корешка дела (из коленкора или иных специальных материалов), на котором в архиве будут проставлены поисковые реквизиты – номер фонда, описи, дела и тома дела.

Подобным «архивным сшивом» на 4 прокола (с картонной обложкой и даже без переплета) рекомендуется также прошивать дела с первичными бухгалтерскими документами дня, книги покупок и книги продаж (со счетами-фактурами) и т.п. документами, которые имеют в основном пятилетний срок хранения.